Het gebruik van tablets binnen uw bedrijf

Tot ongeveer tien jaar geleden werd er op kantoor alleen gewerkt met desktoppen; grote computers op vaste plekken die via de telefoonlijn verbinding maakten met internet. Sindsdien zijn de ontwikkelingen in de telecomwereld razendsnel gegaan, en zijn er veel nieuwe apparaten bijgekomen. Dit betekent dat er niet alleen voor particulieren veel is veranderd, ook voor ondernemers hebben de ontwikkelingen van laptops, tablets en smartphones voor nieuwe manieren van werken gezorgd.

Sinds de opkomst van de tablet in 2010, is de verkoop van deze gadget op de zakelijke markt enorm gestegen. Tablets worden niet alleen gebruikt om printkosten te drukken tijdens vergaderingen. Ook tijdens bezoeken aan klanten blijkt de tablet een waardevolle aanvulling te zijn. Zou een tablet misschien ook iets voor u kunnen zijn? Een aantal ondernemers hebben de proef op de som genomen, en hebben er één aangeschaft. In deze blog leest u wat hun ervaringen zijn geweest, en welke belangrijke tips u hieruit kunt halen.

Waarom een tablet op het werk?

Zoals gezegd is de tablet booming. Is dit slechts een leuke gadget, of toch ook een serieus apparaat dat geschikt is voor zakelijke doeleinden? Deze vraag stelde het management van het internet marketingbedrijf Panthera zichzelf ook. Om hier een antwoord op te kunnen geven werden er een aantal tablets aangeschaft. Na deze een aantal maanden te hebben gebruikt werd het gebruik van de tablets uitgebreid met het personeel en de klanten geëvalueerd.

In eerste instantie leken de tablets vooral leuke gadgets, die zeer geschikt waren voor het checken van email, Facebook en het spelen van spelletjes tijdens de lunchpauze. Maar al snel veranderde dit beeld. Tijdens vergaderingen bleek het heel handig te zijn dat er geen laptops op tafel hoefden te komen waar men overheen moest kijken. Daarnaast hoefden er geen rapporten meer geprint te worden en kon iedereen tijdens de vergadering even snel in de email of agenda iets opzoeken. Een ander voordeel was dat iedereen notities kon maken in het digitale notitieboekje die later eenvoudig per e-mail konden worden rondgestuurd.

Ook op reis bleek de tablet een toevoeging te zijn voor de medewerkers van Panthera. Zowel in de trein naar Amsterdam, de Thalys richting Parijs als in het vliegtuig richting Rome konden de medewerkers doorwerken doordat ze al hun werkbestanden konden vinden in de Cloud. Tijdens de reis en ook op de locatie van verblijf werd er middels draadloos internet uren gewerkt in bestanden op de terminal server van het bedrijf in Nederland. Verder was het opvallend dat consultants zich ' innovatief' en 'bij de tijd' voelden wanneer ze met een tablet bij de klant kwamen.

Patherna is niet het enige bedrijf dat een pilot met tablets heeft uitgevoerd. Ook KPN heeft een pilot uitgevoerd, waarbij 25 bedrijven een aantal maanden aan het werk gingen met een tablet. Het doel was om erachter te komen hoe zakelijk tabletgebruik in de praktijk werkt. Op het KPN Tablet Forum vindt u alle ervaringen van de verschillende bedrijven. Nagenoeg alle deelnemers zijn erg enthousiast.

De Nederlandse Film- en Geluidsdienst haalde extra sales doordat ze ter plaatse -op de tablet- hun idee konden presenteren, bloemisterij Flora Design in Apeldoorn zette zichzelf op de kaart door iedere dag prachtige foto's van de winkel op internet te posten en veel bedrijven maakten dankzij de tablet afspraken via digitale agenda's, Social Media of e-mail.

De voor- en nadelen

Naar aanleiding van bovenstaande ervaringen lijkt het erop dat de tablet zeer geschikt is voor zakelijk gebruik. Kan uw laptop of vaste computer dan echt (deels) vervangen worden door een mooie, kleine en handzame tablet die ervoor zorgt dat u en uw bedrijf hip overkomen? Dit vroegen de 25 deelnemers van de KPN tablet Pilot en de Patherna Pilot zichzelf ook af. Zij hebben het geprobeerd, en hier vindt u de belangrijkste voor- en nadelen van het gebruik, zoals de deelnemers het hebben ervaren.

De voordelen

• In vergelijking met een laptop of een vaste computer is de tablet klein, licht en kan zeer gemakkelijk overal mee naartoe worden genomen.
• Doordat de tablet zo eenvoudig overal mee naartoe te nemen is kunt u altijd en overal uw mail checken en uw digitale agenda bijwerken.
• De tablet is razendsnel opgestart. Met één tik op het scherm kunt u bij al uw bestanden en apps.
• Wanneer u werkt met uw bestanden in een Cloud, kunt u altijd en overal doorwerken aan de bestanden, of u nu thuis, op kantoor of onderweg bent.
• Wanneer u een tablet meeneemt naar de klant, kunt u zeer eenvoudig en snel simulaties van ideeën en plannen laten zien. Met één klik op de knop kunt u foto's en video's van eerdere opdrachten laten zien om de potentiële klant een idee te geven van wat u in huis heeft. Met een laptop of computer neemt dit meer tijd in beslag, en laat een minder goede indruk achter.
• U kunt een tablet meerdere dagen gebruiken zonder de batterij op te hoeven laden. De accu van een tablet gaat gemiddeld 8 uur mee, ook als u deze intensief gebruikt.
• U kunt duizenden apps installeren die het werken buiten de deur een stuk gemakkelijker en efficiënter maken. In deze blog vindt u de zeven belangrijkste apps voor zakelijk Nederland.

De nadelen

• Een tablet is moeilijker te beveiligen met virusscanners en andere software, dan een laptop of een vaste computer.
• Een tablet is minder geschikt voor 'multitasking', doordat er vaak niet meerdere programma's tegelijkertijd open kunnen staan.
• Het is lastig om grote lappen tekst te typen, omdat er geen groot toetsenbord aan een tablet zit. Er zijn wel toetsenbordjes beschikbaar die u aan uw tablet kunt bevestigen, maar deze zijn kleiner dan de toetsenborden van een laptop of computer.
• Het programma 'Adobe Flash Player' wat vaak nodig is voor het afspelen van video's, is niet voor alle tablets beschikbaar.
• Hoewel tablets steeds sneller worden kunnen ze niet tippen aan de rekenkracht van laptoppen en computers. Deze laatste twee kunnen meer veeleisende programma's draaien, zoals foto- en videobewerkingssoftware en pc-games. Daarnaast hebben laptoppen en computers vaak meer opslagruimte dan tablets.
• De scheidslijn tussen zakelijk en privé is op een tablet erg dun. Wanneer u een tablet inschakelt om op te gaan werken verschijnen vaak direct de meldingen van uw Facebook-app, privé e-mail en andere apps.

De belangrijkste tips

Bent u benieuwd geworden of zakelijk tabletgebruik iets voor u kan zijn? Dan wordt het misschien tijd om er eentje aan te schaffen. Hieronder vindt u zes belangrijke tips voor het zakelijk gebruik van een tablet. Deze zijn onder andere gebaseerd op de ervaringen van gebruikers die aan de pilots van KPN of Patherna hebben meegedaan.

1. Neem uw tablet overal mee naartoe

Natuurlijk zult u in het begin moeten wennen aan het feit dat u een nieuw apparaat heeft dat u overal mee naartoe kunt nemen. Doe dit wel, want juist onderweg zult u er de grootste voordelen van ondervinden. Veel ondernemers die meededen aan de pilots vonden mobiliteit een van de grootste voordelen. Door de mobiliteit van het apparaat zijn veel ondernemers efficiënter gaan werken. Men kan door het gebruik van een tablet sneller reageren op e-mails en eventuele afspraken, en onderweg artikelen of andere teksten lezen.

2. Gebruik uw tablet waar potentiële klanten bij zijn

En haal zo meer klanten binnen! Uit ervaring van de deelnemers van de bovengenoemde pilots blijkt dat ze met het gebruik van hun tablet meer verkochten. Dit kwam doordat de gebruikers hun producten en ideeën direct konden presenteren en direct hun offertes konden uitschrijven. Daarnaast geeft de tablet u en uw bedrijf een professionele uitstraling.

3. Bedenk welk abonnement u nodig gaat hebben

Zoveel verschillende ondernemers, zoveel verschillende abonnementen. En dat is maar goed ook, want iedere ondernemer heeft behoefte aan andere diensten. Als u altijd op dezelfde locaties bent heeft u misschien genoeg aan de beschikbare Wi-Fi. Bent u veel onderweg? Dan is misschien een abonnement met 3G verbinding noodzakelijk voor u. Sommige ondernemers die meededen aan de pilots vonden het zoeken naar gratis Wi-Fi of het opvragen van wachtwoorden ingewikkeld, en verkozen al snel een internetabonnement boven het gebruik van Wi-Fi.

Nog een tip; als u bang bent dat u snel te veel data verbruikt, installeer dan een MB-meter. Dit is een app die precies bijhoudt wanneer u veel data heeft gebruikt en welke programma's hier verantwoordelijk voor zijn. Dat deden de deelnemers van de pilots ook. De meeste deelnemers waren positief verrast toen ze op hun MB-meter keken. Het gemiddelde gebruik van 7.6 MB per dag viel blijkbaar wel mee. De oorzaak: veel deelnemers werken indien mogelijk via een Wi-Fi verbinding, wat het datagebruik natuurlijk vermindert. Een uitschieter van 14,3 MB was van iemand die veel met het openbaar vervoer reist en in de trein op zijn tablet werkt.

4. Wat zijn de kosten?

Had u al gedacht aan de kosten die een tablet met zich meebrengt? Het gaat hierbij om de kosten van de aanschaf, de kosten van een abonnement, de kosten van de aanschaf van apps of een eventuele verzekering. Daarnaast is het op dit moment nog onzeker hoe het precies zit met de belasting die wel of niet betaald moet worden als u tablets aanschaft voor uw zakelijke gebruik of uw personeel. Bekijk dus voor de aanschaf van een tablet goed met welke kosten u te maken gaat krijgen.

5. Denk aan de veiligheid van uw gegevens

Wanneer u een tablet zakelijk gaat gebruiken heeft u vaak te maken met klantgegevens die wel veilig moeten zijn. Hoe zorgt u daarvoor? AVG heeft een virusscanner ontworpen voor tablets, welke u gratis kunt downloaden in de app-store. Echter, de meest veilige manier tot nu toe is uw bestanden opslaan in een Cloud en de toegang hiervan goed beveiligen.

6. Houd werk en privé gescheiden

Zoals bij de nadelen van een tablet al genoemd is de scheidslijn tussen werk en privé op een tablet erg dun. Wanneer u een tablet inschakelt om op te gaan werken verschijnen direct de meldingen van uw social media apps en privé e-mail. Daarnaast werkt het ook andersom. Wanneer u bijvoorbeeld 's avonds privé iets op uw tablet wilt doen is de verleiding groot om uw zakelijke e-mail even te bekijken en die klant nog een bericht te sturen. Spreek duidelijk met uzelf af wanneer u uw tablet voor welke doeleinden gaat gebruiken. Zet uw de meldingen van uw apps bijvoorbeeld uit tijdens werktijd, en laat uw zakelijke e-mail wachten tot morgen.

Wilt u nog meer informatie over het zakelijk gebruik van een tablet, of meer ervaringsverhalen lezen van gebruikers? Neem dan eens een kijkje op het KPN tablet forum, daar vindt u ervaringen, tips en nieuwtjes over zakelijk tablet gebruik.