9-5 bestaat niet meer: ga voor 80 uur bereikbaarheid per week!

In Nederland lopen werk en privé steeds meer door elkaar. We doen van alles tegelijk en proberen daarom zo flexibel mogelijk te zijn. Buiten kantoortijden gaat werk soms gewoon door, omdat we telefoontjes en mails vaak blijven ontvangen op onze telefoon. Uw klanten, die overdag zelf druk zijn, verwachten dan ook na kantoortijden nog contact met u op te kunnen nemen voor allerlei zaken. Bedrijven die na 17.00 uur het antwoordapparaat aanzetten, lopen daarom veel bedrijvigheid mis. Dan maar 24 uur per dag doorwerken? Gelukkig niet! Ontdek hoe u met een aantal aanpassingen uw bereikbaarheid vergroot.

Onbereikbaarheid is grote ergernis

Onbereikbaarheid van bedrijven is één van de meest genoemde ergernissen van klanten. Zij willen snel en goed geholpen worden, en door de juiste persoon. Vooral het MKB is slecht bereikbaar. Zij hebben soms te weinig mankracht of te weinig tijd om altijd en overal de telefoon op te nemen. Vaak is er na 17.00 uur en in het weekend niemand aanwezig. Dat is zonde, want dat zijn nou net de tijdstippen waarop klanten tijd hebben om te bellen. Zij werken zelf ook vaak 5 dagen in de week, en hebben weinig tijd om tijdens kantooruren te bellen. Uit een onderzoek van Telefoonboek.nl bleek dat maar liefst 24% van de klanten op zoek gaat naar een alternatief als er niet wordt opgenomen door bedrijven. Zo lopen bedrijven veel klanten en daarmee veel omzet mis.

Kantooruren bestaan niet meer

De 9 tot 5-baan is verleden tijd. Steeds meer werkgevers hanteren flexibele werktijden, werknemers werken fulltime in 4 dagen en ook thuiswerken wordt steeds populairder. Maar ook als er niet gewerkt wordt, gaan de communicatiestromen door: via social media worden er dag en nacht meningen en informatie uitgewisseld. De scheidingslijn tussen werk en privé is steeds vager geworden. Dat wil ook zeggen dat werk niet meer tijd- en plaatsgebonden is. Dat betekent dat een bedrijf dat alleen binnen kantooruren bereikbaar is, een groot deel van de beschikbare tijd niet aanspreekbaar is. Dat hoeft niet per se een probleem te zijn. Zo zullen trouwe klanten van de plaatselijke bakker de volgende dag waarschijnlijk terugbellen. Maar MKB'ers met veel concurrenten lopen zo veel klanten mis. Gelukkig kan uw bedrijf met een beetje hulp 80 uur per week bereikbaar zijn. Verspreid bijvoorbeeld de werkuren, introduceer een stand-by dienst of schakel uw telefoon door naar een antwoordservice:

1. Verspreid de werkuren

Eén mogelijkheid om beter bereikbaar te zijn is het anders indelen van de werkuren van uw werknemers. Laat bijvoorbeeld de ene werknemer van 08.00 tot 17.00 uur werken en de andere werknemer van 09.00 tot 18.00 uur. Dat is alweer 2 uur extra. U heeft vast wel een paar vroege vogels in dienst die graag eerder klaar zijn 's middags. En ongetwijfeld zijn er ook medewerkers die graag een extra uurtje extra slapen 's ochtends.

2. Introduceer een stand-by dienst

Vraag medewerkers of zij één dag in de week een avond of een dagdeel in het weekend bereikbaar willen zijn voor klanten. De telefoon wordt dan doorgeschakeld naar het toestel van de dienstdoende medewerker. Als uw bedrijf bijvoorbeeld in de cloud werkt, kan dit prima vanuit huis. Uw medewerkers loggen dan in op een extern bureaublad op hun eigen laptop of pc. Zo hebben zij toegang tot alle bestanden en klantgegevens en kunnen ze klanten verder helpen. Tijdens zo'n dienst kunt u ervoor kiezen om uw medewerkers in te zetten als stand-by. Zij kunnen dan tussen het bellen gewoon doorgaan met hun alledaagse bezigheden. Of laat hen zelf hun uren indelen: alles wat in het weekend gedaan wordt hoeft maandag niet meer te gebeuren!

3. Schakel door naar een antwoordservice

Wilt u zeker weten dat uw klanten altijd te woord worden gestaan? Dan biedt de antwoordservice uitkomst. U geeft dan een externe partij instructies om namens u de telefoon op te nemen op momenten dat u zelf niet bereikbaar bent. Om 17.00 uur en in het weekend schakelt u de telefoon door, en worden al uw klanten gewoon verder geholpen. Dit kan natuurlijk ook gewoon doordeweeks en tijdens kantooruren zijn, als u of uw medewerkers druk zijn met andere werkzaamheden. Medewerkers van een antwoordservice zijn speciaal getraind om uw klanten zo goed mogelijk te helpen. Zij nemen een boodschap aan, of helpen de klant met een klacht of probleem. U ontvangt informatie over alle gesprekken die hebben plaatsgevonden, zodat u vervolgstappen kunt nemen. Met een antwoordservice is uw bedrijf altijd bereikbaar, zelfs als u dat zelf niet bent.

Places Antwoordservice

Steeds meer bedrijven maken gebruik van een antwoordservice. Maar niet elke antwoordservice biedt dezelfde mogelijkheden. Ze verschillen op het gebied van kosten, openingstijden en kwaliteit. Telefoonboek.nl lanceerde onlangs de Places Antwoordservice. Een persoonlijke all-in-one telefoonservice die u helpt om 80 uur per week bereikbaar te zijn voor uw klanten: doordeweeks van 08.00 tot 21.00 uur en in het weekend van 09.00 tot 17.00 uur. U kunt de antwoordservice inzetten voor het aannemen van de telefoontjes en het maken van terugbelnotities, maar in overleg kunt u de telefonisten ook andere instructies geven. Het enige dat u nog hoeft te doen is ervoor zorgen dat uw telefoonnummer goed vindbaar is op internet zodat potentiële klanten u bellen. Communiceer daarnaast ook duidelijk de tijden waarop u telefonisch bereikbaar bent. Bent u online snel en goed te vinden? Meld uw bedrijf aan op Places.nl. Daar kunt u een bedrijfsprofiel aanmaken om er voor te zorgen dat uw gegevens correct worden weergegeven op Telefoonboek.nl en Openingenstijden.com, en om de online vindbaarheid van uw bedrijf te verbeteren.

Nooit meer gesprekken missen

Met de Places Antwoordservice bent u dus elke week 80 uur bereikbaar. De telefonisten van de Places Antwoordservice staan uw klanten te woord, zodat u nooit meer belangrijke gesprekken misloopt. Hiermee verbetert u naast uw telefonische bereikbaarheid ook uw telefonische klantvriendelijkheid. Beide hebben een grote invloed op het imago van uw bedrijf en de relatie met uw klanten. Is een antwoordservice wat voor uw bedrijf? Kijk dan eens op Places of bel naar 024 3555 299 voor meer informatie.