5 tips om klantvriendelijk te telefoneren

De telefoon gaat, het is een potentiële klant. Deze klant krijgt door middel van dit telefoongesprek een eerste indruk van uw bedrijf. Een eerste indruk is belangrijk, omdat deze niet meer te veranderen is. Omdat u een eerste indruk niet over kunt doen is het belangrijk dat u als ondernemer of uw telefoniste de perfecte eerste indruk kan geven. In deze blog geeft Places.nl u een aantal tips om een goed telefoongesprek te voeren.

Klantgericht en zakelijk telefoneren doet u zo:

1. Direct telefoon opnemen

Laat de telefoon maximaal drie keer overgaan. Dit lijkt voor de hand liggend, maar te vaak moet een beller te lang wachten tot hij of zij iemand van het bedrijf aan de lijn krijgt. Als u echt bezig bent met een gesprek dat niet kan wachten, dan kunt u beter de beller in de wacht zetten. Dit zorgt voor minder irritatie dan wanneer u de telefoon maar laat overgaan en de beller niet weet waar hij aan toe is.

2. Zorg voor een formele begroeting

Wanneer u de telefoon opneemt met "Goedemiddag Firma X, u spreekt met mevrouw De Jong. Waarmee kan ik u helpen?", klinkt dat een stuk professioneler dan "Hee". Liever een tikje te formeel, dan te informeel. Ook is het verstandig om uw klanten altijd met 'u' aan te spreken. Dit kunt u als ondernemer het beste doen totdat de klant zelf aangeeft dat het goed is als u de klant met 'je' aanspreekt.

3. Neem op met een glimlach

Als u de telefoon opneemt, neem deze dan op met een glimlach. De beller kan uw gezicht niet zien, maar als u met een glimlach opneemt, bent u automatisch een stuk vriendelijker. De beller kan uw glimlach als het ware 'horen'.

4. Herhaal alle gegevens

Door het herhalen van gegevens, voorkomt u dat u verkeerde gegevens noteert. Mocht u de naam van een persoon niet goed kunnen verstaan, schroom dan niet om te vragen naar de spelling. Zo voorkomt u dat u straks een verkeerde naam in uw klantenbestand hebt staan. Bij e-mailadressen en telefoonnummers is het al helemaal belangrijk om de gegevens die u ontvangt nogmaals te herhalen. Een tikfout zorgt er immers voor dat u de persoon die u wilt bereiken niet kunt bereiken, of dat u onbedoeld iemand anders bereikt.

5. Let op uw houding

Zeker als u een ouderwetse telefoon met een hoorn gebruikt, is het belangrijk om de juiste houding te gebruiken. Zo zorgt het klemmen van de telefoon tussen uw nek en schouder voor pijnklachten. Als u erg vaak een telefoon nodig hebt, kunt u het beste een headset kopen.

Places Antwoordservice

Als u bovenstaande basistips ter harte neemt, kunt u telefonisch een goede eerste indruk maken. Een eerste indruk is, zoals eerder gezegd, erg belangrijk. Om u hierin te ondersteunen biedt Places.nl u een antwoordservice. Bij de Places Antwoordservice nemen professionele telefonistes de telefoon aan op een manier zoals u graag wilt. Persoonlijk en klantvriendelijk staan zij 24 uur per dag klaar voor uw klanten. Als er een gesprek voor u is aangenomen, dan ontvangt u direct bericht per e-mail met een verslag van het gesprek. Op deze wijze kunt u zelf contact opnemen met de klant zodra het u uitkomt. Wilt u de telefonische bereikbaarheid van uw bedrijf optimaliseren? Voor meer informatie kunt u bellen naar 024 3506 953 of bekjikt u onze pagina. Wij helpen u graag verder!