Verbind uw organisatie met interne social media

De opmars van social media is nog in volle gang: steeds meer particulieren en bedrijven maken gebruik van bijvoorbeeld Twitter, Facebook en LinkedIn als communicatiemiddel. Misschien gebruikt u zelf social media om in contact te komen met uw klanten. Maar wist u dat deze 'platte' manier van communiceren ook heel effectief kan zijn binnen uw bedrijf? Volg het voorbeeld van menig ziekenhuis, universiteit en multinational en verbind uw organisatie! Dat bedrijven volop te vinden zijn op social media is niks nieuws. Twitter en Facebook zijn effectieve communicatiemiddelen om uw klanten op een persoonlijke manier te benaderen. Daarnaast is deze vorm van communicatie snel, goedkoop en bereikt het een groot aantal mensen tegelijkertijd. Juist deze eigenschappen maken social media ook zeer geschikt voor interne doeleinden. Interne sociale media zijn al langer bekend bij grote organisaties zoals universiteiten. Zo verbindt het RadboudNet al jaren medewerkers, studenten en docenten van de Radboud Universiteit in Nijmegen. Nu werknemers dagelijks toegang hebben tot internet, brengt u hen met interne sociale media snel op de hoogte van het laatste nieuws. Bovendien kunnen zij zo gemakkelijk kennis delen en vragen stellen. Ook handig voor thuiswerkers!

Nieuwe organisatiestructuur

Het succes van interne social media heeft alles te maken met veranderingen in de organisatiestructuur binnen bedrijven. De klassieke organisatiestructuur waarin medewerkers onderaan de hiërarchie staan, is alweer een tijdje achterhaald. Tegenwoordig hebben medewerkers veel meer te zeggen over hun eigen functie en andere beslissingen binnen het bedrijf. Ook wordt van managers en het bestuur verwacht dat zij medewerkers actief betrekken en goed informeren. In dit nieuwe tijdperk is de organisatiestructuur dus steeds platter geworden, wat wil zeggen dat de hiërarchie tegenwoordig minder belangrijk is. Hierdoor zijn ook de communicatiestromen binnen bedrijven veranderd. Waar de medewerker vroeger maandelijks een personeelsblaadje kreeg thuis gestuurd, zit hij nu in de medezeggenschapsraad en heeft hij wekelijks contact met zijn leidinggevende over de gang van zaken. Er is dus naast top-down steeds meer sprake van bottom-up communicatie. Met andere woorden: de medewerker is van een pion veranderd in een actieve speler. Hier komen interne social media om de hoek kijken.

Ga online!

Interne sociale media zijn hulpmiddelen die bij uitstek geschikt zijn om op een snelle en platte manier te communiceren binnen een bedrijf. Yammer is een voorbeeld van een populaire provider van interne netwerken. Dit is een gesloten netwerk waar alleen u en uw medewerkers bij kunnen. Iedere werknemer kan een account aanmaken en contact zoeken met collega's, leidinggevenden of werknemers van een andere afdeling. Op deze manier wordt positie en status onbelangrijk: iedereen kan meedoen.

Daarnaast bereikt informatie via social media iedereen die is aangesloten op het netwerk. Dit maakt uw bedrijf transparanter voor uw medewerkers, en vergroot hun betrokkenheid. Ze komen in aanraking met collega's op andere afdelingen en krijgen zo een beter beeld van de mensen buiten hun team. Ook voor kennisoverdracht kunt u interne social media inzetten. Vooral in grotere organisaties is vaak niet voor iedereen duidelijk wie over welke kennis bezit. Via social media kunnen medewerkers elkaar vragen stellen, en zo de aanwezige kennis zichtbaar maken. En wat dacht u van de verbindende factor van social media voor flexwerkers en mensen die veel thuis werken? Interne social media zijn bovendien een goede aanvulling als uw bedrijf in de cloud werkt. Als u gebruik maakt van de cloud, hebben uw medewerkers overal toegang tot hun werkplek en bestanden. Dankzij interne social media kunnen zij nog sneller communiceren en informatie uitwisselen. Dit voorkomt overvolle mailboxen en overbodige telefoongesprekken.

Aan de slag met interne social media

Interne social media hebben dus veel voordelen. Ze vragen echter wel om een goed communicatieplan. Daarbij is het belangrijk dat de interne social media aansluiten op de bestaande communicatiemiddelen en deze ook aanvullen. Zo kunt u na een vergadering een bericht versturen via uw bedrijfsnetwerk met een link naar de notulen. Of post de foto's van de laatste bedrijfsborrel! Stel daarnaast ook duidelijke doelen als u interne social media gaat inzetten. Veel bedrijven beginnen eraan zonder precies te weten waarom. Sociale media zijn nu eenmaal 'in' en bedrijven willen bij de tijd blijven. Maar zomaar een intern netwerk lanceren zonder meetbare doelen te stellen zal u weinig opleveren. U kunt dan namelijk achteraf niet controleren of het netwerk het gewenste effect heeft gehad. Vraag uzelf daarom altijd af wat u wilt bereiken met interne social media. Mogelijke doelen zijn bijvoorbeeld:

• het betrekken van medewerkers
• het bevorderen van samenwerking tussen verschillende afdelingen
• kennismanagement
• het snel informeren van medewerkers
• het betrekken van thuiswerkers

Stel uzelf vervolgens doelen die u achteraf kunt meten. U kunt uw medewerkers bijvoorbeeld vragen na de lancering van het netwerk een vragenlijst voorleggen. Hierin kunnen zij aangeven of zij tevreden zijn met het netwerk, hoe vaak zij het gebruiken en bij welke werkzaamheden.

Betrek uw medewerkers

Als u de doelstellingen van uw interne social media heeft bepaald, is het tijd voor de implementatiefase. Hier introduceert u het interne netwerk bij uw medewerkers en informeert u hen over de mogelijkheden. Zonder gebruikers heeft het invoeren van een intern netwerk weinig nut. Probeer uw medewerkers daarom vanaf het begin te betrekken. Dit kunt u natuurlijk doen door de vele voordelen te benadrukken. Maar nog beter is het om uw medewerkers een actieve rol te geven. Laat hen bijvoorbeeld brainstormen over manieren om interne media zo effectief mogelijk te maken. Benoem één van hen tot 'chef interne sociale media' bij wie medewerkers terecht kunnen met vragen. Dit betekent minder werk voor u én meer verantwoordelijkheid voor medewerkers die meer uitdaging zoeken. Uw medewerkers moeten uiteindelijk met het netwerk overweg kunnen en het gaan gebruiken. Zorg er daarom voor dat het systeem gebruiksvriendelijk is en dat het naar behoren functioneert.

Tot slot

Uw medewerkers zijn de sleutel tot succes. Interne social media kan samenwerking verbeteren, kennis verspreiden en leiden tot betere prestaties. Maar niks van dit alles zal gebeuren als uw medewerkers niet betrokken zijn geweest bij de implementatie van het netwerk. Kijk daarom samen met hen naar toepassingen die passen bij uw organisatiestructuur en de verschillende afdelingen. Spreek ook af wat wél en wat níet op het netwerk thuis hoort. Hiermee vergroot u de kans dat interne social media een succes worden binnen uw bedrijf. Nieuwsgierig geworden? Leest u dan eens Sociale Media voor Interne Communicatie van Roosmarijn Busch.