E-mailetiquette: ongeschreven regels voor geschreven tekst

De e-mail, het is in principe zo'n praktisch communicatiemiddel. Toch veroorzaakt het iedere dag weer, bij miljarden mensen, ontelbare ergernissen. Slordige of onduidelijke e-mails die toch afgehandeld moeten worden en daarmee kostbare tijd (en geduld) opslokken. Arjan Broere, trainer bij Getting Things Done geeft via Frankwatching een opfriscursus e-mail etiquette. Places deelt deze etiquette graag met u, zodat iedereen weer met een prettig gevoel zijn inbox kan openen!

Voordat u een e-mail verstuurt, stel uzelf dan de volgende vragen:

1. Is e-mail contact het beste kanaal voor deze communicatie, of kunt u beter even bellen? Bij gevoelige onderwerpen of spoed kan het soms beter zijn even te bellen. Dan voelt u ook niet de drang om continu te checken of er een e-mail met "spoed" binnenkomt. Wanneer er haast bij is, belt uw collega u gewoon op.

2. Dekt de onderwerpregel de lading?

3. Wordt in de e-mail duidelijk waarom deze gericht is aan meerdere personen (als dat het geval is) en wie wat moet doen?

4. Staat er iemand in de cc-regel? Zo ja, waarom (is het relevant)? De cc gebruiken is soms simpelweg onderdeel van de bedrijfscultuur. Normaal betekent cc dat de verzender ervan uitgaat dat de informatie voor de ontvanger relevant kan zijn, maar dat er van die ontvanger verder geen actie wordt verlangd. Gebruik cc dus ook op deze manier.

5. Is de e-mail kort en bondig, met concrete (genummerde) vragen?

Als de e-mail zo lang is dat u er beter een document met paginanummers van kan maken, doe dat dan ook. Op deze manier is het voor de lezer direct duidelijk dat hij de tijd moet nemen voor bijgevoegd document en dat hij dit niet binnen twee minuten kan afhandelen.

Voor u een e-mail beantwoordt, stel uzelf dan de volgende vragen:

1. Kunt u de e-mail direct afhandelen of stelt u de verzender op de hoogte van wanneer deze een antwoord kan verwachten?

2. Is er een reden om iedereen te antwoorden als er meerdere geadresseerden zijn?

3. Moet u de onderwerpregel aanpassen of klopt deze nog?

4. Geeft u kort en bondig antwoord op de gestelde vraag?

Herkenbaar?

Indien u dergelijke problemen herkent, kan het een idee zijn om binnen uw bedrijf eens te overleggen over de e-mailetiquette. Wat kan er momenteel efficiënter? Wat zouden u en uw collega"s graag anders zien? Een dergelijk overleg kan de kwaliteit van het e-mailverkeer verbeteren en hoeveelheid ergernis wegnemen.

Soms is persoonlijk contact simpelweg beter dan een e-mail. Het is dan ook belangrijk om als bedrijf altijd bereikbaar te zijn. Dat kan met Places Antwoordservice. Probeer Places Antwoordservice 30 dagen gratis! Deze proefperiode stopt automatisch. Meer weten? Neem dan contact op met onze klantenservice via het nummer 024 -3555 299. We helpen u graag direct verder!