Klantgegevens: wat mag wel en wat niet?

Als ondernemer komt u dagelijks met veel partijen in contact. Zo beschikt uw administratie al snel over gegevens zoals personeelsbestanden, leveranciersdata en persoonsgegevens van klanten. Deze klantgegevens zijn wettelijk beschermd en mogen dus niet zomaar voor alle doeleinden worden gebruikt. Places.nl legt u in deze blog uit wat u wel en niet mag doen met klantgegevens. Zo waarborgt u de privacy van uw klanten op de juiste manier.

Persoonsgegevens

Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens die te herleiden zijn tot een bepaalde persoon. Bijvoorbeeld directe informatie zoals het telefoonnummer, de geboortedatum of het e-mailadres van uw klant. Maar ook gegevens met indirecte informatie over een persoon, zoals de maatschappelijke status van uw klant.

Er bestaan bijzondere persoonsgegevens en strafrechtelijke persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over ras, levensovertuiging, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven en lidmaatschappen van een persoon. Strafrechtelijke persoonsgegevens zijn gegevens over misdrijven, overtredingen en veroordelingen waarmee iemand in het verleden mogelijk te maken heeft gehad. Verwerking van deze gegevens kan gevolgen hebben voor deze personen, en is daarom aan strenge regels onderhevig.

Rechten en plichten

In de Wet bescherming persoonsgegevens staat precies vastgelegd wat wel en niet mag met persoonsgegevens. Ook staan in deze wet de rechten vermeld die personen hebben als hun gegevens worden gebruikt, en welke plichten u als ondernemer heeft. Plichten bij het gebruiken van persoonsgegevens

• Geef aan dat u gegevens vastlegt

  Het kan aantrekkelijk zijn om persoonsgegevens van klanten op te slaan, bijvoorbeeld om hen in het vervolg nieuwsbrieven of passende aanbiedingen te sturen. Of om gegevens door te sturen naar een derde partij. Dat mag alleen als u klanten van tevoren zegt dat u hun persoonsgegevens verzamelt, en naar wie deze gegevens mogelijk verspreid worden. Daarnaast moet er een goede reden zijn voor het verzamelen van de gegevens, of moet de betrokken persoon hier toestemming voor hebben gegeven. De motieven en doelen van uw verwerking van persoonsgegevens kunt u bijvoorbeeld in een privacy statement weergeven.

• Beveilig de gegevens

  Verwerkt uw organisatie persoonsgegevens, zorg er dan voor dat deze technisch goed beveiligd zijn. Zo voorkomt u verlies of diefstal van de gegevens van anderen, en dat derden toegang krijgen tot de persoonsgegevens. Dit voorkomt bovendien dat de betrokken persoon het slachtoffer wordt van identiteitsfraude.

• Licht het College bescherming persoonsgegevens in

  In sommige gevallen bent u als ondernemer verplicht om bij het College bescherming en persoonsgegevens (CBP) aan te geven dat u persoonsgegevens verwerkt. U riskeert een boete als u vergeet om een verplichte melding van verwerking van persoonsgegevens door te geven. Uw melding wordt opgenomen in een openbaar register, maar dat wil niet zeggen dat het CBP uw verwerking goedkeurt. Het blijft namelijk uw verantwoordelijkheid om gegevens volgens de wet te behandelen.

Als ondernemer bent u dus verplicht om aan bepaalde regels gehoor te geven als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens. In aanvulling daarop hebben de betrokken personen de volgende rechten: Rechten van de klant

• Recht op informatie, inzage, correctie en verzet

  Consumenten kunnen bij uw onderneming een aanvraag doen tot inzage in hun persoonsgegevens. U bent dan verplicht om binnen vier weken te reageren. Een bijdrage vragen voor dit inzagemoment kan echter wel (maximaal € 4,50). Naast alleen het inzien van de gegevens hebben de betrokken personen ook het recht om hun persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen, af te schermen of te verwijderen.

• CBP als bemiddelaar

  Als u er met uw klant in eerste instantie niet uitkomt, dan kan de klant ervoor kiezen om het College bescherming persoonsgegevens (CBP) in te schakelen als bemiddelaar. De zaak kan echter ook worden voorgelegd aan de rechter. In sommige gevallen beslist deze dat u een schadevergoeding moet betalen. Het is dus aan te raden om altijd op de hoogte te zijn van de laatste regels rondom de verwerking van persoonsgegevens.

Ga als ondernemer dus correct om met gegevens van personen waarmee u in contact komt. Maar wist u dat ook uw eigen gegevens van belang zijn? Bedrijven die moeilijk te bereiken zijn verliezen al snel klanten aan hun concurrent. Toon dus uw juiste bedrijfsgegevens met behulp van een gratis bedrijfsvermelding. Bel voor meer informatie naar het nummer 024 - 3555 299, wij helpen u graag verder!