Outlook voor ondernemers: tijdbesparingstips!

Als ondernemer krijgt dagelijks een enorme hoeveelheid e-mails binnen. Om deze mails overzichtelijk op een rijtje te zetten, maken velen gebruik van het programma Outlook. Hiermee kunt u uw zakelijke mail beheren en vanaf elke gewenste locatie mensen terugmailen. Echter, als u erg veel mailtjes op een dag krijgt, kan het lastig zijn om deze snel en systematisch te beantwoorden. Places geeft u 4 tips voor een efficiënte mailbeantwoording!

1. Markeren

Ziet u een mail voorbij komen waar u op moet reageren, maar heeft u hier niet direct de gelegenheid voor? Het gevaar bestaat dat u het hierna vergeet. Een truc om mailtjes die wachten op reactie niet te vergeten: markeer ze met een vlagstatus. Deze kunt u bij het mailtje aanklikken, en zorgt ervoor dat u oudere mails gemakkelijk terugvindt. Zodra u weer rustig op kantoor zit hoeft u alleen de gemarkeerde berichten erbij te pakken, in plaats van uw hele inbox nogmaals door te lezen. Snel en effectief!

Bent u benieuwd hoe u in één oogopslag alle gemarkeerde mailtjes terugvindt? Open dan uw mailbox en klik met uw rechtermuisknop onder de zoekbalk op "Nieuwste". Kies vervolgens voor "Weergave-instellingen…" en "Sorteren…". Kies vervolgens bij "Items sorteren op" voor "Vlagstatus" en klik tweemaal op OK. Het resultaat? Alle gemarkeerde mails gerangschikt op datum. Wilt u deze optie ongedaan maken, klik dan met uw rechtermuisknop onder de zoekbalk op "Rood" en kies voor "Datum".

2. Hernoemen

Is uw inbox zo onoverzichtelijk dat u door de bomen het bos niet meer ziet? Dan wordt het tijd structuur aan te brengen in uw binnengekomen berichten. Dit kan door uw e-mails te hernoemen. Hierdoor kunt u ze indelen volgens uw eigen systeem en vindt u ze later gemakkelijk terug. Alle mails van één product, project of klant worden een aparte groep, waarmee uw Outlook direct opgeruimder aanvoelt.

U hernoemt een bericht door het bericht te openen, de onderwerpregel aan te passen en het bericht weg te klikken. U krijgt dan een dialoogscherm met de vraag of u de wijzingen voor dit bericht wilt opslaan. Gaat u hiermee akkoord, dan wordt hetzelfde bericht weergegeven in uw mailbox, maar dan met de door u gekozen titel.

3. Antwoordinstellingen

Heeft u ook het probleem dat, telkens als u een e-mail beantwoordt, de tekst van uw bericht of uw handtekening automatisch een andere kleur wordt? Om bij elk mailtje dit weer in zwart te veranderen is erg veel werk. Goed nieuws: Dit valt gemakkelijk aan te passen! In de instellingen van uw antwoordsysteem kunt u aangeven in welke kleur u uw reacties geschreven wil hebben. Dit versnelt het wegwerken van uw e-mail aanzienlijk!

Kies bij het instellen van uw handtekening niet voor tekstkleur automatisch, maar bijvoorbeeld voor zwart. Zo zal uw handtekening niet langer ongewenst van kleur veranderen.

4. Snel tellen

Heeft u een bulk aan e-mail te verwerken en wilt u graag weten waar u precies aan toe bent voor u aan de klus begint? Dat kan door simpelweg alle betreffende mails te selecteren en op enter te drukken. Er verschijnt direct een dialoogbox met de vraag of u alle X items wilt openen. De X geeft aan om hoeveel e-mails het gaat: u heeft geteld, weet waar u aan toe bent en kunt meteen aan de slag!

Telefoon

Heeft u niet zozeer last van veel e-mails, maar wordt u vooral heel veel gebeld? Dat kan lastig zijn, omdat u niet altijd in staat bent om de telefoon aan te nemen. Places.nl biedt hiervoor de oplossing: uw persoonlijke antwoordservice. Ervaren medewerkers nemen de telefoon aan op de manier waarop u het wil en zorgen dat u nooit klanten mis hoeft te lopen!

Meer weten? Neem dan contact op met onze klantenservice op 024 - 3555 299. We helpen u graag!