Timemanagement: 3 methodes uitgelicht

Een heleboel taken en een beperkte hoeveelheid tijd. Het is iets wat iedere ondernemer bekend voorkomt. Timemanagement kan u helpen om van het idee af te komen dat u te weinig tijd heeft én helpt u uw tijd extra goed in te richten. Places.nl zette drie populaire timemanagement methodes uiteen.

Prioriteitenmatrix van Covey

Een van de meest bekende manieren van timemanagement is wel de methode van Stephen R. Covey. Bij deze methode werkt u met een prioriteitenmatrix, dit is een twee bij twee matrix. De vakken zijn verdeeld onder belangrijk of onbelangrijk en dringend en niet dringend. U verdeelt uw taken onder deze noemers. Ieder kwadraat van de matrix krijgt een nummer en de taken worden in ieder kwadraat anders behandeld. U behandelt de taken uit de kwadraten als volgt:

Kwadraat 1: Belangrijk en dringend
Deze taken zijn het belangrijkst binnen uw bedrijf. Zorg ervoor dat deze taken met aandacht gebeuren en op tijd af zijn.

Kwadraat 2: Belangrijk en niet dringend
In het tweede kwadraat staan taken die wel belangrijk zijn, maar niet direct gedaan hoeven worden. Dit zijn vaak taken die te maken hebben met de ontwikkeling van uw bedrijf, bijvoorbeeld bijscholing. Ondanks dat deze wel belangrijk zijn voor uw bedrijf, worden deze vaak achterwege gelaten bij tijdsnood. Probeer hier een bepaalde tijd per week voor in te plannen, zodat het bedrijf kan blijven ontwikkelen.

Kwadraat 3: Onbelangrijk en dringend
In kwadraat drie komen de onbelangrijke, maar dringende taken naar voren. Bijvoorbeeld meetings of onderbrekingen waar uw aandacht gevraagd worden, maar die u niet direct verder helpen. Probeer deze taken te elimineren en ze anders naar één moment in de week te verschuiven, zodat u er niet constant door gestoord wordt. De Scrum methode is een goed voorbeeld van een behulpzame tool op dit gebied.

Kwadraat 4: Onbelangrijk en niet dringend
De taken uit dit kwadraat vier kunt u het best proberen te elimineren. Misschien kunt u ze door iemand anders laten doen of helemaal laten zitten. Zorg er in ieder geval voor dat ze zo min mogelijk tijd in beslag nemen.

Wilt u de manier van Covey in de praktijk brengen? Frankwatching stelde 7 stappen voor u op waarbij u opdrachten vindt om de theorie van Covey in de praktijk toe te passen.

Getting Things Done methode

Naast de prioriteitenmatrix van Covey is de Getting Things Done methode van David Allen een veelgebruikte manier om tijd te managen. Dit is een simpele methode waarbij u drie stappen toepast. De methode klinkt waarschijnlijk erg simpel, maar het toepassen ervan geeft u een volledig inzicht en de controle over wat nog gedaan moet worden.

Als eerste legt u bij de Getting Things Done methode alle taken vast die uitgevoerd moeten worden. Heeft u dus een groot project, dan is het handig om van te voren alles te verzamelen en eens te kijken in welke taken u het project kunt opsplitsen. De tweede stap bestaat uit het inplannen van deze activiteiten en organiseren wanneer u wat gaat uitvoeren. De derde stap is het werkelijk uitvoeren van deze taken. Door het toepassen van deze methode houdt u waarschijnlijk meer tijd over, waardoor u zich bezig kunt gaan houden met nieuwe projecten.

Pomodoro techniek

De Pomodoro techniek is een timemanagement methode voor mensen die snel afgeleid raken tijdens hun werkzaamheden. Hierbij wordt in een korte periode van 25 minuten de volledige aandacht besteed aan één taak. Daarna houdt u 5 minuten pauze en gaat u weer verder met een andere taak. Na 4 pomodoro's is het tijd om een langere pauze te nemen van 15 tot 25 minuten.

Wat belangrijk is bij de Pomodoro techniek is dat u van te voren de taken bepaalt die u gaat uitvoeren. Als u aan het begin van de pomodoro nog moet gaan bedenken wat u gaat doen, zijn er zo weer een aantal minuten verstreken.

Geen afleiding

Bent u druk bezig met het uitvoeren van uw taken, zorg dan dat u niet afgeleid wordt door bijvoorbeeld uw telefoon. Door deze even uit of op stil te zetten zult u snel merken dat uw concentratie verbetert. Om geen belangrijke berichten te missen kan u gebruik maken van een antwoordservice. Wist u dat u de Places Antwoordservice 30 dagen gratis kan uitproberen? Deze proefperiode is geheel vrijblijvend en stopt automatisch. Neem contact op met onze klantenservice via het nummer 024-3555299 voor meer informatie.