De voor- en nadelen van werken in de cloud

We doen tegenwoordig bijna alles online: kopen, verkopen, bankieren. Ook het online opslaan en uitwisselen van bestanden neemt toe in populariteit. Logisch, want internet is snel, goedkoop en overal beschikbaar. Precies om die redenen hebben veel bedrijven de overstap gemaakt naar werken in de cloud. Maar wat houdt dat eigenlijk in? En wat levert het u op? In deze blog leest u alles wat u moet weten over ondernemen in de cloud.

Hoe werkt het?

Werken in de cloud betekent letterlijk 'werken in de lucht'. Al uw werkzaamheden worden hiermee naar het web verplaatst. Door in te loggen op een online server krijgt u toegang tot uw eigen bureaublad en bestandsmappen. Daar kunt u vervolgens alles doen wat u op een offline werkplek ook zou doen. Uw bestanden worden echter niet opgeslagen op de computer zelf, maar in de cloud: online dus. U bent hiermee dus niet meer afhankelijk van één vaste werkplek. Al uw medewerkers hebben toegang tot dezelfde bestanden en kunnen zelf nieuwe bestanden toevoegen. Ook e-mailaccounts en agenda's zijn op deze manier voor iedereen overal toegankelijk.

Wat zijn de voordelen?

1. Thuiswerken en flexibele werktijden

Als uw bedrijf in de cloud werkt, heeft iedere medewerker een eigen account. Daarmee kunnen zij inloggen op elke computer met een internetverbinding. Dit maakt thuiswerken een stuk makkelijker. Zo vermijdt u tijdsverspilling door files en hoeven uw medewerkers niet voor elke klus naar kantoor te komen. Bovendien gaat werken in de cloud goed samen met het Nieuwe Werken. Werknemers die deze methode gebruiken, hanteren flexibele werktijden met daarbij de mogelijkheid om (deels) thuis te werken. Werken in de cloud draagt hieraan bij, doordat uw medewerkers ook buiten de vaste werktijden en op andere werkplekken aan de slag kunnen.

2. Documenten overal beschikbaar

Ook u als ondernemer kunt uw bestanden altijd en overal opvragen. Zo kunt u inloggen op uw laptop, iPad of telefoon. Handig voor als u thuis bent of onderweg. Een groot voordeel hierbij is dat uw zakelijke mailaccount ook online beschikbaar is. Zo kunt u vanuit huis uw afspraken beheren.

3. Veilig opslaan van documenten

Het klinkt misschien gek, maar online zijn uw bestanden vaak veiliger dan offline. Door een computercrash kunnen documenten verloren gaan of beschadigd raken. USB-sticks met gevoelige informatie zijn vaak niet beveiligd en raken snel kwijt. De cloud is een beveiligde omgeving waar buitenstaanders niet bij kunnen komen. Als u in de cloud werkt, bepaalt u bovendien zelf wie toegang heeft tot de bestanden. U kunt bestanden bijvoorbeeld beveiligen met een wachtwoord. Ook maakt de server back-ups van alle gegevens die online staan. Zo overleven uw documenten zelfs een netwerkstoring.

4. Voordelig

Werken in de cloud bespaart u een hoop geld. Zo bent u geen geld meer kwijt aan dure updates en licenties voor de computers op uw kantoor. De server neemt deze taken gratis van u over. Maar denk ook aan de reiskosten die u bespaart door medewerkers thuis te laten werken.

Wat zijn de nadelen?

1. Overstapkosten Hoewel u veel geld bespaart door in de cloud te gaan werken, brengt de overgang een aantal kosten met zich mee. Zo moet het nieuwe systeem geïnstalleerd en getest worden. Meestal wordt dit gedaan door een externe partij. Indien de computers op uw kantoor niet over de vereiste functies beschikken, moeten zij vervangen worden. Daarnaast is de overgang naar de cloud een grote verandering voor uw werknemers. Tijdens informatiebijeenkomsten moet het systeem aan hen worden uitgelegd. Ook na de implementatie van het nieuwe netwerk bent u veel tijd kwijt aan het beantwoorden van vragen en oplossen van problemen. 2. Spionage en hackers We hebben tegenwoordig veel kennis over het beveiligen van onze systemen. Dit geldt helaas ook voor hackers. Hoewel de netwerkomgeving in de cloud goed beschermd is, loopt uw bedrijf altijd het risico om gehackt te worden. Ook is de kans op spionage groter als u online werkt. U kunt zich hiertegen wapenen, maar dit brengt hoge kosten met zich mee. 3. Afhankelijk Als u in de cloud werkt, wordt uw netwerk niet meer intern beheerd. Hierdoor heeft u minder controle over de processen binnen uw bedrijf. In geval van een storing moet u bijvoorbeeld contact opnemen met een ander bedrijf. Dit veroorzaakt vertragingen.

De cloud: doen of niet doen?

Werken in de cloud heeft duidelijk voor- én nadelen. U krijgt te maken met hoge overstapkosten en een totaal nieuwe manier van werken. De cloud levert u echter op de lange termijn veel op. U creëert een toegankelijke, flexibele netwerkomgeving waar u bestanden veilig op kunt slaan. Medewerkers zijn minder afhankelijk van één werkplek en kunnen ook thuis aan de slag. Wel is het belangrijk dat u zich goed laat informeren over het beveiligen van uw netwerk. Zo verkleint u de kans op hackers en wapent u zich tegen spionage. Is werken in de cloud iets voor u? Informeert u dan eens bij één van de volgende aanbieders: Microsoft, KPN, Tritel. Of kijk op Telefoonboek.nl voor alle internetdiensten.