Tijdig rekeningen betalen: enkele handige tips

Sanne - 17 december 2013

5,0 min. leestijd

Jouw bedrijf

Tijdig rekeningen betalen: enkele handige tips

Nederlandse ondernemers betalen hun rekeningen sneller dan vorig jaar. Zo wordt er dit jaar gemiddeld 6 dagen sneller betaald dan in 2012, doordat steeds meer bedrijven maatregelen nemen om een tijdige betaling te stimuleren. Places.nl vertelt u waarom tijdig betalen ook voor uw bedrijf belangrijk is en geeft tips waarmee u achterstallige betalingen voorkomt.

Facturen: betaal ze op tijd

Vanaf maart 2013 is het vaststellen van een maximale betalingstermijn wettelijk verplicht. Ondernemers hebben nu maximaal zestig dagen de tijd om een factuur te betalen. Het is mogelijk om een langere betaaltermijn te kiezen, maar alleen als het in de overeenkomst is vastgelegd. Toch betalen lang niet alle Nederlandse bedrijven hun rekeningen op tijd. Dat komt vaak door financiële problemen. Volgens het creditmanagementbureau Groep Gerechtsdeurwaarders Nederland betalen bedrijven ook vaak met opzet niet op tijd. Het gaat dan voornamelijk om business-to-business. Bijvoorbeeld omdat er zelf een andere betalingstermijn gehanteerd wordt, of om het bedrijfskapitaal op peil te houden. Dat zijn de betalingsmiddelen van een bedrijf, namelijk het kasgeld en saldo op de bank bij elkaar opgeteld.

Als een factuur niet op tijd betaald wordt, kan dat grote gevolgen hebben voor andere ondernemingen. Veel kleine en middelgrote ondernemingen gaan failliet omdat zij geen grote buffer hebben. Ze beschikken dan niet over voldoende betalingsmiddelen om de wanbetalingen te compenseren. Verlaat betalen is bovendien niet goed voor een eigen onderneming omdat er dan niet aan de verplichtingen wordt voldaan. Dat kan zelfs leiden tot een faillissement. Wordt er te laat betaald, dan kan een schuldeiser wettelijke rente berekenen over het te betalen bedrag vanaf de uiterste betalingsdatum. Daarnaast kan een vergoeding voor de incassokosten worden berekend, die bij dit factuurbedrag worden opgeteld. Dit zijn de extra kosten die een ondernemer moet maken om het openstaande bedrag te vorderen. Als hier vooraf geen afspraken zijn gemaakt geldt er een standaard wettelijk percentage van het factuurbedrag als kostenvergoeding. Deze kosten worden ook wel buitengerechtelijke incassokosten genoemd en bedragen altijd minimaal veertig euro.

Hoe kunt u tijdige betalingen stimuleren?

Er zijn verschillende maatregelen waarmee ondernemingen achterstallige betalingen kunnen tegengaan. Deze maatregelen kunnen andere bedrijven dus ook nemen om ervoor te zorgen dat Ãº tijdig betaalt. Places.nl zet veelvoorkomende maatregelen op een rij:

1. Acceptgiro
Het bijvoegen van een acceptgiro kan de betaling van een factuur versnellen. Zeker als daarbij het totaalbedrag in één opslag duidelijk is. Zo wordt voorkomen dat een bedrag wordt overgemaakt zonder de btw daar bij op te tellen.

2. Vermeld de exacte datum
Op veel facturen staat een standaardtekst zoals 'betaling binnen 14 dagen'. Door de exacte datum te vermelden zorgt u ervoor dat de uiterste betaaldatum makkelijker wordt onthouden. Handig als u vlak voor het einde van de maand een factuur verstuurt, omdat niet alle maanden een gelijk aantal dagen tellen.

3. Zoek het juiste moment
De maanden juli en augustus zijn ongunstig voor bedrijven om hun openstaande rekeningen te betalen. Door op tijd te beginnen met de invordering zorgt u ervoor dat uw factuur de hoogste prioriteit heeft op het moment dat de kredietwaardigheid het hoogst is. Van MKB is bekend dat de vakantiemaanden in de zomer momenten zijn waarin rekeningen slecht betaald worden. Daarnaast wordt vaak direct ná de vervaldatum een aanmaning verstuurd. Daarbij passen veel bedrijven een gesegmenteerde strategie toe: hoe meer risico een niet betaalde factuur oplevert, hoe meer aandacht eraan besteed wordt. Gaat het om een groot bedrag of risico, herinner de klant dan vaker aan factuur dan wanneer het om een klein bedrag gaat.

Tips om zelf achterstallige betalingen te voorkomen

Ondanks de maatregelen die bedrijven nemen, blijft een achterstallige betaling makkelijk veroorzaakt. U hoeft maar even niet op te letten en de betalingstermijn is al verstreken. De volgende tips kunnen u helpen zelf een achterstallige betaling te voorkomen:

1. Vraag een digitale factuur aan
Digitale facturen worden sneller betaald dan facturen die u per post ontvangt. Heeft u de optie om te kiezen hoe u facturen ontvangt, kies dan voor digitale facturen. Die kunt u op internet altijd terugzoeken, en zo voorkomt u dat u belangrijke facturen op papier kwijt raakt.

2. Betaling plannen Maakt u gebruik van internetbankieren, dan kunt u uw betaling alvast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Betaling gaat dan automatisch. U hoeft er dan niet meer aan te denken dat de factuur op een later moment nog betaald moet worden. De kans dat u dit vergeet en vervolgens misschien zelfs geconfronteerd wordt met een deurwaarder wordt zo verkleind.

3. Archiveer belangrijke berichten Door dagelijks de post te openen en belangrijke post in een ordner met tabbladen te bewaren, vermindert u de kans dat een belangrijk bericht aan uw aandacht ontsnapt.

Een factuur niet betaald, wat nu?

Heeft u uw factuur nog niet betaald, dan is de kans dus groot dat het bedrijf waar u een betaling aan verschuldigd bent u een aanmaning stuurt. Dat gebeurt vaak telefonisch, want een telefoontje blijkt beter te werken dan een schriftelijke herinnering.

Afbeelding2

Bent u het niet eens met de rekening omdat de incassokosten volgens u niet juist zijn, dan kunt u het beste allereerst contact opnemen met het bedrijf waaraan u het bedrag verschuldigd bent. Is er inmiddels een incassobureau ingeschakeld, dan kunt u proberen in samenspraak met hen tot een oplossing te komen. Ook kunt u naast dit schriftelijk bezwaar beroep doen op uw rechtsbijstandverzekering. Heeft u uw factuur per ongeluk dan wel opzettelijk niet betaald, dan is het zaak alsnog zo spoedig mogelijk te betalen. Door bijkomende buitengerechtelijke incassokosten betaalt u altijd meer voor de oorspronkelijke factuur, maar daarnaast kunt u met externe partijen te maken krijgen. Blijft uw betaling uit dan kunt u na een aanmaning zelfs met een deurwaarder te maken krijgen die u met gerechtelijke middelen kan dwingen tot betaling. De deurwaarder kan bijvoorbeeld beslag leggen op uw loon of een woning ontruimen. Ook u kunt nu deel uitmaken van de groep Nederlandse ondernemers die hun rekeningen sneller betalen dan vorig jaar.

Met bovenstaande tips zijn achterstallige betalingen niet langer nodig. Mocht u toch niet tijdig betaald hebben, dan is het dus verstandig om na het verstrijken van de betalingstermijn zo snel mogelijk een afbetalingsregeling af te spreken en zo spoedig mogelijk te reageren op de correspondentie die u van het bedrijf ontvangt.