Inzicht en overzicht met een goede administratie

Een goede administratie bewaren zorgt voor inzicht in én overzicht van uw onderneming. Het is niet alleen voor de wet en de belastingaangifte verplicht om de administratie bij te houden. Het helpt u ook om tijdig in te spelen op ontwikkelingen en de juiste beslissingen te nemen. Zo kunt u activiteiten indien nodig bijstellen en ook de belastingaangifte gaat een stuk makkelijker wanneer u de kosten, omzet en winst van uw business op een rij heeft. De boekhouding moet binnen redelijke termijn controleerbaar zijn door de belastingdienst. Hoe zet u een goede administratie op? Places.nl vertelt het u in deze blog.

Wat is onderdeel van de administratie?

Vrijwel alle gegevens van uw onderneming die zijn opgeslagen in digitale vorm of die op papier staan, horen in de administratie. Denk daarbij ook aan minder voor de hand liggende gegevens zoals software en databestanden, smartphone agenda's en tussentijdse controleberekeningen. Hier vindt u een overzicht van alle gegevens die erbij horen. Verder moet u alles 7 jaar bewaren, ook wanneer u digitale gegevens heeft afgedrukt. Als u een kassasysteem heeft in uw onderneming, zorg dan dat deze het keurmerk voor kassasystemen heeft, dit bespaart niet alleen tijd maar vergroot ook het vertrouwen van bijvoorbeeld uw bank.

Waartoe bent u verplicht?

Uit uw overzicht van de administratie moet duidelijk zijn hoeveel btw u moet betalen. U moet dus de facturen, uitgaven, ontvangsten en de goederen en diensten die u privé gebruikt bijhouden. Dat kan op verschillende manieren, zoals met een verkoop-, -inkoop, -kas- en bankboek. Hierin houdt u het aantal uren bij die er aan de onderneming besteed worden, omdat sommige aftrekposten van dat aantal uren afhangen.

Facturen administreren

Bewaar van uitgaande facturen de datum, het nummer van de factuur, een omschrijving van en het aantal geleverde goederen, naam en adres van ontvanger, het btw- identificatienummer, de prijs exclusief btw en het btw-bedrag. Voor inkomende facturen geldt hetzelfde, maar dan met betrekking tot gegevens van de leverancier. Hier vindt u een uitgebreider overzicht van de factuureisen en de aangepaste regels voor bepaalde facturen. Ook facturen moeten 7 jaar worden bewaard en facturen over onroerend goed zelfs 10 jaar.

Er zijn verschillende software beschikbaar die u helpen bij het bijhouden van de administratie. Deze programma"s houden de bewaartermijnen van gegevens bij en helpen u het overzicht te bewaren. Wist u overigens dat u bonnetjes niet hoeft te bewaren, als u ze op juiste wijze in digitale weergave heeft? Het is daarbij wel van belang dat de echtheidskenmerken bewaard blijven. Hoe u dit precies kunt waarborgen, leest u hier. Wanneer u de administratie niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, wordt uw omzet, winst en dus belasting door de Belastingdienst zelf vastgesteld.

Meer handige artikelen lezen over onderwerpen waar uw onderneming dagelijks mee te maken krijgt? Houd dan de blogpagina van Places.nl in de gaten!