Slimmer samenwerken in documenten: deze tools helpen u op weg

Weer een vergadering op kantoor, of onderling afstemmen wat precies in een e-mail moet staan. Veel contact gebeurt nog offline, terwijl online samenwerkingstools misschien wel een efficiëntere oplossing kunnen zijn. Op deze manier kunnen teams productiever te werk gaan. De volgende tools helpen u op weg.

Collaboration tools

Er zijn verschillende tools om productiever samen te werken. Dit kan door middel van zogenaamde collaboration tools. Er kunnen tools gebruikt worden om de tijd bij te houden, om te communiceren, om bestanden te delen of om gezamenlijk aan documenten te werken. Vooral dit laatste maakt samenwerken veel makkelijker, omdat u gelijk aanvullingen kunt doen of opmerkingen kunt plaatsen zonder hiervoor naar iemand toe te moeten lopen. Dit is ook een ideale manier om samen te werken met collega's vanuit thuis.

Slimmer samenwerken in documenten

Door gedeelde documenten kan iedereen bij de documenten komen, ook wanneer iemand een keer een dag vrij is. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om tegelijkertijd in hetzelfde bestand aan het werk te gaan. Er zijn verschillende (gratis) tools waarmee dit kan.

1. Google Docs

Google Docs is een eenvoudige manier om samen te werken in documenten. Er kan tegelijkertijd in bestanden gewerkt worden, suggesties kunnen gedaan worden en opmerkingen ingevoegd. Verschillende typen bestanden zijn beschikbaar, zo kunnen wordbestanden gemaakt worden, powerpoint presentaties, maar ook spreadsheets.
Om Google Docs te kunnen gebruiken heeft u een Gmail nodig. Voordelen zijn dat er met meerdere mensen gewerkt kan worden in één bestand, bestanden automatisch opgeslagen worden en de revisiegeschiedenis wordt bijgehouden. Bij de gratis versie is 15 GB aan opslagruimte beschikbaar. Er is ook een betaalde Google Apps for Work versie waarbij u 30 GB krijgt per gebruiker.

2. Dropbox

Met Dropbox werkt u in de cloud en kunt u bestanden synchroniseren met andere apparaten. Ook kunt u meldingen krijgen wanneer iemand een bestand heeft bewerkt. Hiermee kunt u op elk moment bij uw bestanden komen. Voordeel van Dropbox is dat veiligheid centraal staat. Data wordt goed beveiligd en u kunt zelf aangeven wie welke gegevens kan bekijken, delen en bewerken. Verwijdert u per ongeluk een bestand? Dit is geen probleem, deze kunt een eenvoudig terughalen. Ook Dropbox is gratis. De Dropbox Business Tool kost wel geld, maar is nog steeds voordelig. Hierbij is de organisatie eigenaar van alle bestanden en kan makkelijker in teams worden samengewerkt.

3. Microsoft Office Online

Ook met Office online kunt u eenvoudig wordbestanden, powerpoints en spreadsheets maken en delen met uw collega's. Daarbij kunt u er ook voor kiezen om offline te werken, uw bestanden worden automatisch geüpload wanneer u weer online gaat. Een Office pakket is niet gratis. Het voordeel is wel dat u een pakket kunt aanschaffen voor een X aantal gebruikers voor een vast bedrag per jaar. Ook bij Microsoft is veiligheid belangrijk. Er is een in-house security, zodat u zicht heeft over waar uw data staat en wat hier mee gebeurd.

4. Zoho Writer

Voor tekstbestanden is Zoho geschikt. Tijdens het werken kunnen opmerkingen toegevoegd worden of kan er gechat worden. In forums kan gediscussieerd worden en project planningen kunnen gedeeld worden met elkaar. Wanneer u een pagina heeft op Wordpress of Blogger, kan Zoho Writer uw tekst automatisch plaatsen. Nadeel is dat u Zoho Writer alleen kunt gebruiken voor ODT-, HTML- en .docx-bestanden. Voor een uitgebreider pakket waarbij u van meer functies gebruik kunt maken dan alleen Zoho Writer, kunt u per maand of jaar betalen.

Project management tools

Naast tools om gezamenlijk te werken in documenten, bestaan er ook programma's voor project management.

1. Trello

Trello is een app die gebruikt kan worden op een smartphone en desktop. Het is een gebruiksvriendelijke app waarvan een gratis versie beschikbaar is. Er kan met lijsten gewerkt worden, waarbij to-do lists gemaakt kunnen worden en verdeeld over collega's. Ook kunnen opmerkingen geplaatst worden. Daarbij kan er ook vanuit Trello samengewerkt worden met Google Drive. Het is een eenvoudige tool om te zien hoe het team vooruitgang boekt bij een project.

2. ProofHub

ProofHub is een software programma waarbij projecten gepland kunnen worden, georganiseerd en geleverd. Volgens ProofHub blijft u met de software productief. U kunt verschillende mensen verschillende taken geven en de rollen voor een project verdelen. Daarbij is er ook een kalender waarin u deadlines kunt bijhouden. Prijzen zijn afhankelijk van het aantal projecten dat u wilt uitvoeren. Er is een gratis trial versie van de software beschikbaar.

3. Wrike

Wrike is een ander programma dat gebruikt kan worden om een project te managen. Grote taken kunnen in kleinere taken verdeeld worden zodat het proces overzichtelijk blijft. Ook kan de vooruitgang van teamleden gevolgd worden. Daarnaast is er een overzicht van de tijd en het geld wat in het project is gestoken, zodat u bij kan houden of u binnen uw budget blijft. U kunt voor 5 gebruikers gratis een gedeelde takenlijst maken. Voor een volledige project planning kunt u per maand betalen.

Foto: Pixabay