4 tips tegen een overspoelde zakelijke telefoon door de coronacrisis

Het coronavirus kan je niet zijn ontgaan. Sinds 16 maart zijn alle scholen en horecagelegenheden in Nederland gesloten. Voor de horeca is de klap op dit moment het grootst, andere bedrijven blijven wel zoveel mogelijk open en werknemers wordt het aangeraden om thuis te werken. In welk bedrijf je ook werkzaam bent, het zal even wennen zijn in deze ongewone situatie.

Onduidelijkheden

Misschien heb je wel last van het feit dat veel van je werknemers ziek zijn en niet meer in staat zijn te werken, ook niet thuis. Dan kan je het probleem krijgen de taken van deze werknemers te moeten overnemen en geen tijd meer hebben voor de rest, zoals het te woord staan van klanten. Het kan daarnaast zijn dat klanten extra vragen hebben door de coronacrisis. Wordt alles nog wel op tijd geleverd of gaan de afspraken nog wel door? Je zakelijke telefoon kan dan snel overspoelen. Wat is de beste manier om dit op te lossen? In dit artikel vind je enkele tips.

#1 Laat klanten meteen duidelijk weten wat de situatie is

Laat bijvoorbeeld in de voicemail weten dat leveringen doorgaan, of juist dat alle afspraken verzet worden. Het is altijd goed om duidelijk te zijn en om zoveel mogelijk vragen al te beantwoorden voordat de klant je gaat bellen. Zo kan het ook handig zijn om dit al te vermelden op je website of social media-kanalen.

#2 Onderneem zelf actie

Het is heel belangrijk om zelf actie te ondernemen. Klanten hebben er over het algemeen een hekel aan als ze zelf moeten gaan raden hoe het contact gaat verlopen. Een optie is om klanten zelf te bellen en te vertellen wat de situatie is. Je kan dan ook een nieuwe afspraak maken, al is het om opnieuw telefoon contact te hebben. Zo voorkom je dat je het overzicht kwijt bent en weet je precies hoe het per klant zit. Een optie is ook om een algemene e-mail te sturen met het bericht dat je nog contact opneemt met elke klant, vermeld dan ook hoe lang dat ongeveer gaat duren.

#3 Wees eerlijk

Weet je nog niet hoe je het gaat oplossen of raak je overspoeld? Wees eerlijk en communiceer dit naar de klanten toe. Het is een onzekere tijd voor iedereen. Klanten kunnen het in deze ongewone situaties meestal wel waarderen als je vertelt nog geen oplossing gevonden te hebben. Laat wel duidelijk merken dat je er hard mee bezig bent.

#4 Schakel een antwoordservice in

Heb je zelf geen tijd over om al je klanten tevreden te stellen? Dan is er ook nog de optie om een antwoordservice in te schakelen. Met de antwoordservice van Places.nl is je bedrijf 24/7 bereikbaar. Samen met Places.nl stel je een belscript op, waarmee je bepaalt hoe de telefoon door de servicemedewerkers wordt opgenomen. Klanten merken geen verschil. Ook kan je zelf de tijden kiezen wanneer je hier gebruik van wilt maken, bijvoorbeeld alleen na werktijden of als je op vakantie bent. Als je tijdens deze coronacrisis druk bezig bent met andere zaken en geen tijd hebt om klanten te woord te staan, is de antwoordservice een goede oplossing.

Foto: Canva