Zo vergadert u efficiënt!

Meetings worden wereldwijd gebruikt door professionals om snel zaken kort te sluiten en belangrijke besluiten te nemen. Helaas zijn ze niet altijd even efficiënt en wordt er snel afgeweken van de belangrijke punten. Places.nl geeft u 8 tips om uw meetings zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

1. Stel een agenda op

Een agenda is de basis voor een geordende meeting, neem daarom ook de tijd om een goede agenda op te stellen en deze vooraf naar de aanwezigen te versturen. Naast de lijst van onderwerpen die u wilt bediscussiëren is het ook nuttig om achtergrondinformatie mee te sturen zodat alle aanwezigen dezelfde informatie hebben.

2. Tijd is geld

Het is belangrijk om de tijd in de gaten te houden. Doordat de tijd in de gaten wordt gehouden zorgt u ervoor dat de aanwezigen geconcentreerd blijven en dat er niet in cirkels geredeneerd kan worden. Door een goede voorzitter aan te wijzen die cirkelredenaties afbreekt zorgt u ervoor dat u "on topic" blijft.

3. Houd aparte meetings voor verschillende onderwerpen

Succesvolle teams houden verschillende meetings voor uiteenlopende zaken. Als u een belangrijke bespreking heeft met een cliënt en daarover eerst met u collega's in gesprek wilt, dan moet u dit gesprek niet willen combineren met bijvoorbeeld het uiteenzetten van een nieuw sales plan. Mensen kunnen namelijk niet snel overgaan van het ene type informatie naar een ander soort. De combinatie van twee totaal verschillende topics zou dus een inefficiënte meeting opleveren.

4. Nodig enkel de noodzakelijke mensen uit

Nodig niet meer mensen uit dan u nodig heeft voor een meeting. Door kritisch te kijken naar het doel van de meeting, weet u welke mensen er essentieel (en bevoegd) zijn om beslissingen te nemen. Ga eventueel de lijst van potentiële kandidaten langs met een partner of collega als u twijfels heeft over uw selectie.

5. Maak aantekeningen

Veel mensen vergeten het te doen, maar het maken van aantekeningen is essentieel om een goed resultaat te bewerkstelligen na de meeting. Door het noteren van aantekeningen weet u exact welke vragen of opdrachten er voor uw rekening komen. De beste manier is om deze notities te maken met pen en papier, als u op een computer of tablet de aantekeningen maakt kan dit de overige aanwezigen de indruk geven dat u minder aandacht heeft voor de meeting.

6. Maak ruimte voor pauze

Een agenda moet ruimte bieden voor pauzes indien de meeting langer dat twee uur duurt. Houd hierbij rekening dat het moet gaan om realistische pauzes, wellicht moeten de aanwezigen hun mail checken of een iemand terugbellen. Zorg er ook voor dat u iets te drinken heeft aan beide zijden van de tafel en wanneer de meeting langer dat twee uur duurt is het ook verstandig om er iets te eten bij te zetten. Zo kunt u het energielevel op peil houden.

7. Samenvatten

Zorg dat u voldoende tijd neemt om op het einde van de meeting even alles samen te vatten. In 5 tot 10 minuten zorgt u ervoor dat iedereen weer op de hoogte is wat er precies is besloten en wie welke opdrachten heeft. Zo zorgt u ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit wat betreft de uitvoering van de genomen besluiten.

8. Contact na de meeting

Neem na afloop van de meeting contact op met de mensen die deelnamen aan de meeting. Op deze manier kunt u stress levels verlagen door tips te geven met betrekking tot de implementatie en uitvoering van de genomen beslissingen tijdens de meeting. Daarnaast maakt u een professionele indruk door betrokken te blijven tijdens het proces.