Zaken om rekening mee te houden bij de inrichting van uw kantoor

Een kantoor inrichten kan nog knap lastig zijn. Nu kunt u denken: ik zet een paar stoelen, bureaus en computers neer en dan ben ik klaar. In de praktijk is dit vaak niet voldoende. Uw kantoor op een efficiënte en comfortabele manier inrichten levert veel voordelen op. Zoals in een eerder artikel genoemd is, blijken veel werknemers van Nederlandse bedrijven lichamelijke klachten te hebben door de uitoefening van hun werk. Een prettige werkomgeving creëren is dan ook cruciaal. Er zijn een aantal zaken waar u aandacht aan kunt besteden bij het creëren van een comfortabele kantoorruimte:

Ruimte

De grootte van de groep mensen die u in dienst hebt of neemt is meestal bepalend voor de ruimte die gekozen wordt. Als de ruimte eenmaal gekozen is, is het belangrijk goed te kijken welke inrichting het beste bij de ruimte past. De indeling van de ruimte speelt hierbij een belangrijke rol. Zorg bijvoorbeeld dat de looproute niet geblokkeerd wordt door een onhandige plaatsing van voorwerpen. Het is ook nuttig om zaken die met elkaar te maken hebben dicht bij elkaar te plaatsen. Zet de printer en het kopieerapparaat bijvoorbeeld niet té ver van de computers vandaan.

Meubelen

Mensen die vooral kantoorwerk doen, zullen dag in dag uit gebruik maken van de meubelen. Hier een weloverwogen keuze over maken is dan ook erg belangrijk. Vooral voor de werkplekken van vaste krachten is het aan te raden om voor ergonomische meubelen te kiezen. Deze zijn zo in te stellen dat een optimale werkhouding bereikt kan worden. De prijs, die doorgaans hoger ligt dan van "gewone" meubelen, kan mensen afschrikken, maar hier krijgt u ook wat voor terug. Een slecht bureau of slechte bureaustoel kan namelijk voor veel klachten zorgen, bijvoorbeeld rugklachten. Een oplossing daarvoor kan gevonden worden in de vorm van zit-sta bureaus. Deze bureaus zijn verstelbaar zodat ze zowel als zitplek of staplek te gebruiken zijn. Dit soort bureaus is ook geschikt voor het gebruik van een bureaufiets. Deze geeft uw medewerkers de mogelijkheid in beweging te zijn tijdens het werken. Een zit-sta bureau maakt het mogelijk om regelmatig van houding te wisselen, wat kans op klachten vermindert. Bovendien Als de meubels echt niet binnen uw budget passen is er ook nog de mogelijkheid om op zoek te gaan naar tweedehands artikelen.

In een ruimte met ronde vormen werken mensen meer ontspannen dan in een ruimte met rechte vormen, zo bleek uit een onderzoek van Sibel Dazkiri en Marilyn. Hier zou u rekening mee kunnen houden bij de keuze van uw meubelen. Kijk alleen wel uit dat de ronde meubelen niet onpraktisch zijn in de ruimte. Ronde tafel kunnen bijvoorbeeld niet tegen elkaar aan worden geplaatst.

Verlichting

Een groot gedeelte van het jaar is het in Nederland tijdens kantoortijden nog of al donker. Bovendien komt er niet in elk kantoor genoeg daglicht binnen om bij te werken. Aandacht besteden aan een doordacht lichtplan is dan ook van belang. Zaken om op te letten hierbij zijn het aantal lampen (want verlichten de lampen wel de hele ruimte?), of de lampen niet voor vervelende schaduwen en weerspiegelingen zorgen en of de kleur en sterkte van het licht wel prettig aan de ogen zijn.

Voorzieningen

Naast praktische zaken als bureaus en stoelen, zijn er ook allerlei andere zaken waar mensen op een kantoor behoefte aan hebben. Het toilet is misschien wel de belangrijkste. Zorg bijvoorbeeld dat het aantal toiletten in verhouding staat met de omvang van uw personeel. Ook een goed uitgeruste keuken wordt door veel werknemers op prijs gesteld. Het is bijvoorbeeld handig als er een grote koelkast aanwezig is waarin mensen houdbare spullen kunnen bewaren, een magnetron waarin werknemers spullen kunnen verwarmen en natuurlijk een drankautomaat.

Het komt ook regelmatig voor dat bedrijven elke dag een lunch aanbieden aan hun medewerkers. Dit kan natuurlijk alleen als uw budget dit toelaat.

Als bedrijf kunt u ook investeren in een masseur, die eens in de zoveel tijd de medewerkers een massage geeft. Dit kan ook de klachten, die medewerkers eventueel ervaren door kantoorwerk, wegnemen of helpen te voorkomen.

De juiste voorzieningen, degene die u wellicht niet direct nodig acht, kunnen ervoor zorgen dat medewerkers het gevoel krijgen dat er aandacht aan hen besteed wordt. Het is dan ook nuttig om medewerkers eens in de zoveel tijd te vragen waar zij behoefte aan hebben. Kijk wel uit dat u niet de indruk wekt dat er daadwerkelijk voorzieningen komen die u eigenlijk niet kunt bieden.

Sfeer

Een prettige sfeer op kantoor is bevorderlijk voor de resultaten die werknemers boeken. Nu is het helaas niet mogelijk om een goede sfeer te kopen, maar u kunt wel aandacht besteden aan het creëren van de best mogelijke omstandigheden voor een goede sfeer. Tegenwoordig wordt er steeds meer gekozen voor één open ruimte waar veel mensen bij elkaar aan tafel zitten. Dit kan bijdragen aan een prettige, gemoedelijke sfeer. De drempel is dan bijvoorbeeld lager om collega"s iets te vragen. Een vergelijkbaar resultaat kan behaald worden door de hantering van een open deurenbeleid. Ondanks de positieve resultaten van een open ruimte, doet de beschikbaarheid van enkele gesloten ruimtes waar mensen de mogelijkheid hebben in stilte te werken, het ook altijd goed.

Kleurgebruik is tevens bepalend voor de sfeer in een kantoorruimte. Verschillende kleuren kunnen verschillende effecten hebben op uw medewerkers. Zo geeft groen mensen een gevoel van kalmte, dat er zelf voor schijnt te zorgen dat medewerkers minder snel ziek zijn, en stimuleert geel mentale processen. Ook rood, blauw, oranje en paars worden aangeraden om in een kantoor te gebruiken. Pas echter wel op met de tint die u gebruikt, een te felle kleur op uw muur geeft al snel het gevoel dat deze op u afkomt.

Een andere concentratie- en sfeer verhogende attributen zijn planten. Planten geven niet alleen kleur aan een omgeving, ze maken deze ook levendig. Bovendien bevorderen ook de luchtvochtigheid in een ruimte, wat op zijn beurt weer de ademhaling vergemakkelijkt.

Een mooi uitzicht op een natuurlijk landschap, of een schilderij of foto hiervan als uw kantoor niet in een landelijk gebied gesitueerd is, zou de cognitieve functies verbeteren. Onderzoek van professor Rita Berto wees uit dat het bekijken van afbeeldingen met natuurlijke landschappen stress reduceert en goed is voor de gezondheid en het welzijn.

Concept overal doorvoeren

Als uw budget het toelaat, is het nuttig om de veranderingen die u in uw kantoor heeft aangebracht door te voeren in het hele kantoor, bijvoorbeeld ook de wachtruimte en receptie. Hier ontvangt u namelijk gasten en sollicitanten. Zij zullen hun eerder indruk van het bedrijf dan ook gedeeltelijk op deze plek baseren.

Foto: Pixabay