Wat te doen bij onverstaanbare bellers?

"Hallo? Met wie spreek ik? Hallo? ... HALLO? Bent u daar?" Het is een universeel script. Iedereen kent de situatie waarbij u iemand aan de lijn heeft, maar er aan de andere kant geen verstaanbaar geluid uit komt. Een lastige situatie, zeker als ondernemer. U wilt de klant natuurlijk niet kwijtraken, maar kunt hem ook niet verder helpen als u hem niet kunt verstaan. Zeker als klantenservice is dit erg vervelend. Hoe lost u dit op? Places.nl geeft tips!

Leg het uit

Het toverwoord in tijden van misverstanden: communicatie. Laat de ander weten wat er aan de hand is! Ga niet halfslachtig door met een gesprek dat niet lekker loopt en waarbij u de helft niet verstaat, dit leidt alleen maar tot misverstanden en irritatie aan de andere kant van de lijn. Het is verstandiger meteen duidelijk te maken dat u de ander niet goed verstaat. Misschien dat het probleem meteen al op te lossen is, en dan kunt u het gesprek gemakkelijk voortzetten. Maar ook als dit niet zo is, helpt het om de verstandhouding goed te houden. De klant weet dan van de problematiek en heeft er meteen meer begrip voor als u dingen driemaal opnieuw vraagt.

Ga zachter praten

Vaak gaan mensen harder praten als ze de ander niet kunnen horen. Echter, dit zorgt er natuurlijk niet voor dat de ander verstaanbaarder wordt. U kunt beter het omgekeerde effect creëren! Ga dus niet harder, maar eerder juist wat zachter praten, zodat de ander u ook iets minder goed kan horen. Hierdoor zal hij meer zijn best doen om zich verstaanbaar te maken.

Werk samen aan een oplossing

In lijn met de eerste tip: maak de klant onderdeel van het probleem, en ga samen zoeken naar een oplossing. Dit kan heel simpel zijn. Misschien dat de klant de telefoon van de speaker moet halen of de telefoon anders vast moet houden. Ook kan het zijn dat er teveel omgevingsgeluid is of iemand op een locatie met weinig verbinding is. Even naar buiten lopen, de auto afzetten of wachten tot de tunnel voorbij is kan de oplossing zijn. Mocht ook dit niet werken, dan doet even opnieuw bellen soms opeens wonderen.

Contacteer derden

Heeft u écht alles geprobeerd, maar zonder succes? Blijf dan niet aanrommelen. Dit kost u beiden enkel meer geld, en maakt de communicatie niet gemakkelijker. Als het probleem niet op een simpele manier op te lossen is, dan is er waarschijnlijk iets mis met het netwerk of de provider. Stel het gesprek met de klant even uit, hoe vervelend dat ook is, en contacteer eerst de hulpdiensten. Met een beetje geluk lossen zij het probleem zo voor u op, en kunt u daarna weer rustig bellen met klanten!

Places Antwoordservice

Doet uw telefoon het voor langere tijd niet, of heeft u problemen met uw bereikbaarheid? Dan kunt u gebruik maken van de Places Antwoordservice. Hier nemen ervaren medewerkers de telefoon aan voor uw bedrijf, zodat u geen klanten mis hoeft te lopen. Neem voor meer informatie gerust contact op met Places via 024-35069953!