Van voicemail naar antwoordservice: het belang van telefonische bereikbaarheid voor jouw bedrijf

De telefoon is meer dan 160 jaar geleden uitgevonden. Vanaf dat moment konden mensen dus op afstand met elkaar communiceren. De telefoon ontwikkelde zich daaropvolgend in rap tempo waardoor we op een gegeven moment ook een voicemailbericht konden achterlaten. Omdat het telefonisch goed te woord staan van je klanten erg belangrijk is, zien ondernemers hier kansen waar volop gebruikt van wordt gemaakt. Zo ook Places.nl. In dit artikel leggen we het belang uit van een goede telefonische bereikbaarheid en wat de Places Antwoordservice voor je kan betekenen.

Telefoontjes die door de opgeroepen persoon niet worden beantwoord, worden normaalgesproken doorgeschakeld naar een voicemailplatform waar je als beller een bericht kan achterlaten. Vroeger was dit natuurlijk heel handig. Zo wist je precies welke oproepen je gemist had en van wie, en kon je diegene op elk gewenst moment terugbellen. Het gemak van degene aan wie de oproep was bedoeld stond centraal. In 2020 is dat echter niet meer het geval: het gemak van de klant is belangrijker dan ooit. Een goede bereikbaarheid en het goed te woord staan van de klant zijn belangrijke onderdelen die daarin mee spelen.

Het belang van een goede telefonische bereikbaarheid

Telefonische service blijkt voor klanten het meest gekozen en best gewaardeerde kanaal te zijn. Uit onderzoek van Verint Systems in samenwerking met onderzoeksbureau Opinium Research blijkt dat klanten die telefonisch contact hebben met je bedrijf hoog scoren op loyaliteit en dus minder snel geneigd zijn om van dienstverlener te wisselen. Wanneer je een klant laat wachten op een reactie, zal hij of zij sneller geneigd zijn om over te stappen op de concurrent. Dat is natuurlijk het laatste wat je wil als ondernemer. Als je klanten snel en efficiënt hulp biedt, zullen zij juist positiever over jouw bedrijf praten. Een goede telefonische bereikbaarheid voor je klanten is dus essentieel!

Het is nog niet zo gemakkelijk

Je klanten telefonisch goed te woord staan is nog niet zo gemakkelijk. Zo blijkt uit onderzoek van Quality Support die in 2019 meer dan 5.000 telefoongesprekken analyseerde, dat slechts 44% van de medewerkers de klantvraag goed samenvat en dat 36% afsluit met een servicezin. Anderzijds luistert bij 82% van de telefoongesprekken de medewerker aandachtig en heeft de medewerker bij 77% van een prettige en energieke stem om naar te luisteren. Bedenken wat de klant nu écht wil en daarop inspelen door hem of haar te voorzien van de juiste informatie, moet dus zeker niet worden onderschat.

Places Antwoordservice: receptioniste op afstand

Maar moet ik dan nu de hele dag afwachtend naast mijn telefoon zitten tot mijn klanten bellen met vragen of klachten? Dat is wat je jezelf wellicht nu afvraagt. Dat hoeft niet! Grotere bedrijven hebben daar vaak personeel voor die op de afdeling klantenservice werken. Zzp'ers of MKB'ers hebben daar echter de financiële middelen niet voor. In dat geval kun je er voor kiezen om een bedrijf in te schakelen die voor jou de telefoon opneemt, als een receptioniste op afstand. De Antwoordservice van Places biedt bijvoorbeeld deze mogelijkheid. Getrainde medewerkers beantwoorden uw bedrijfstelefoon alsof ze bij je op locatie werken. Hiermee voorkom je dat klanten overstappen naar de concurrent doordat je telefonische bereikbaarheid optimaal is.

Foto: Canva