Intranet: interne social media als de nieuwe vrijdagmiddagborrel

Intranet heeft in sneltreinvaart het landschap van de interne communicatie binnen bedrijven veranderd en opnieuw vorm gegeven. Intranet neemt zo de plaats in van het bedrijfsmagazine, de vrijdagmiddagborrel en de wekelijkse nieuwsbrief. Ga als ondernemer met de tijd mee en duik op vrijdagmiddag het intranet op in plaats van de bedrijfsbar in. Lees in deze blog van Places.nlmeer over het gebruik van intranet.

Waarom intranet?

Het is geen raadsel waarom intranet zo populair is als intern communicatiemiddel. Intranet geeft organisaties de mogelijkheid om alle medewerkers op hetzelfde niveau met elkaar te verbinden, waardoor er bottom-up communicatie mogelijk is. Dus medewerkers die zelf met informatie komen richting het management. Ook maakt intranet de afstand tussen verschillende afdelingen binnen een onderneming kleiner, zodat collega's onderling gemakkelijker contact met elkaar kunnen leggen. Kennis kan sneller worden gedeeld en verspreid, en het intranet wordt zo al snel een bron van inspiratie en ideeën. Intranet heeft de potentie om een hoge betrokkenheid onder medewerkers te creëren. De opzet van intranet moet echter goed in elkaar zitten. Lees hieronder meer.

Check, check, double check

Waar moet een succesvol intranet nu eigenlijk aan voldoen? Places.nl heeft voor u als ondernemer een checklist opgesteld. Ga eens na of uw huidige intranet up to date is, of gebruik deze lijst om misschien wel een nieuw platform op te zetten. 1. Stel een community manager aan die verantwoordelijk is voor het wel en wee van uw intranet. 2. Betrek uw medewerkers actief bij uw intranet en zorg ervoor dat ze zich ook betrokken voelen. 3. Intranet strekt zich ook uit naar de offline werkvloer. Besteed niet alleen aandacht aan uw medewerkers online, maar investeer ook in offline interacties. 4. Informeer naar de wensen van uw medewerkers. Wat verwachten zij van het intranet? Misschien brengen ze u nog wel op ideëen. 5. Verzorg trainingen of cursussen waar medewerkers terecht kunnen met vragen, zodat ze onder begeleiding kunnen wennen aan de nieuwe technologie. 6. Formuleer een duidelijke set regels die de toon zet voor de communicatie op het intranet. Welke content moet er gedeeld worden? Wordt er op een formele of op een informele manier met elkaar gecommuniceerd? 7. Maak duidelijke afspraken over welke verantwoordelijkheid bij wie ligt. Zo voorkomt u dat er verwarring ontstaat over de vrijblijvendheid van het intranet en zorgt u ervoor dat iedereen zijn steentje bijdraagt. 8. Zorg voor een constante stroom aan informatie. Uw medewerkers kunnen dan rekenen op het intranet als informatiebron en integreren het intranet gemakkelijker in hun dagelijkse informatiebehoefte. 9. Zorg ervoor dat uw medewerkers het intranet willen blijven bezoeken door interessante en afwisselende inhoud te plaatsen. 10. Schenk aandacht aan de bijdrage van uw medewerkers. Zet ze even in de spotlight, houd anderen op de hoogte van resultaten en promoties, en deel complimenten uit. 11. Link uw intranet aan andere nieuws- en informatiebronnen om de toestroom aan informatie die niet uit uw community zelf afkomstig is, in stand te houden. 12. Plaats naast informatieve ook technische berichten die te maken hebben met de functionaliteit van het intranet. 13. Heb duidelijk voor ogen wat de doelen zijn van uw intranet en waarom dit voor uw organisatie relevant is. Zo voorkomt u irrelevante informatie of disfunctionele toepassingen. 14. Geef uw intranet een eigen identiteit waaraan uw medewerkers het kunnen herkennen en die representatief is voor uw organisatie. 15. Maak een promotieplan om uw werknemers enthousiast te maken over het gebruik van intranet en laat de voordelen duidelijk naar voren komen.

De succesfactor van intranet

Voldoet u aan de punten op bovenstaande checklist? Dan ben u goed op weg naar een succesvol intranet! Toch gaan bedrijven nog vaak de mist in, omdat er in de opzet iets verkeerd is gegaan. Een goed begin is ook in dit geval het halve werk. Het is daarom van essentieel belang om vast te stellen welke communicatiedoelen u voor ogen heeft. Wat heeft u uw werknemers te bieden en waarover wilt u ze informeren? Welke informatiebehoefte hebben uw medewerkers en wat kan het intranet hieraan bijdragen? Kortom, denk na over de toegevoegde waarde van intranet. Als u duidelijk voor ogen heeft welk doel het moet gaan dienen, is het gemakkelijker om het proces in goede banen te leiden. Managers, sponsoren, medewerkers: het intranet is voor iedereen. Denk dus goed na over hoe deze verschillende groepen werknemers worden vertegenwoordigd binnen het intranet dat u gaat opzetten. Hebben zij allemaal een andere informatiebehoefte? Met welke doelen communiceren deze groepen onderling? Zijn er verschillen in verantwoordelijkheid tussen medewerkers? Een intranet moet zo worden vormgegeven dat alle werknemers er nut aan ervaren. Dit maakt het intranet een uniek product waarover veel moet worden nagedacht. Verlies de belangen van uw medewerkers bij de opzet dus niet uit het oog!

Waar gaat het fout?

Voldoet u aan de intranet checklist van Places.nl, maar blijkt uw intranet toch niet succesvol genoeg? Wat kunt u dan nog doen om de functionaliteit van uw intranet te verhogen? Veelvoorkomende fouten zitten in de efficiëntie van het programma. Ingewikkelde zoekfuncties, een onoverzichtelijk design, onduidelijke symbolen of niet-gebruiksvriendelijke software zijn allemaal valkuilen voor ondernemers die een eigen intranet willen opzetten. Ook dient de informatie logisch geordend en overzichtelijk te zijn. Ondernemers gaan vaak de fout in door een overload aan informatie te plaatsen of informatie rechtstreeks over te nemen. Plaats dus alleen informatie waarvan ú denkt dat uw medewerkers hier iets aan hebben en zorg dat deze gemakkelijk vindbaar is.

Haal de designer in u naar boven

Als ondernemer kunt u ervoor kiezen om zelf een intranet te ontwerpen of te laten ontwerpen. U kunt dan helemaal zelf bepalen hoe u wilt dat de toepassing wordt vormgegeven. Vraag hulp van iemand met een technische achtergrond en ervaring met het ontwerpen van software, gebruik de tips in deze blog en ga aan de slag! Voor inspiratie kunt u eensopFrankwatching.com, Intranetblog.com of mett.nl kijken hoe andere bedrijven te werk zijn gegaan.Maar u kunt er natuurlijk ook voor kiezen om een kant-en-klaar intranet te gebruiken. Een platform dat hier vaak voor wordt gebruikt is Yammer. De juistecontent strategie kan u als ondernemer helpen bij het creëren van een succesvol intranet. Daarnaast biedt content mappingvoorhet plannen van uw content handige mogelijkheden. Places.nl wenst u veel succes!