Het jaarverslag: met deze vijf tips maak je hem spannender en effectiever!

Voor veel bedrijven is het eigenlijk niets anders dan een wettelijke verplichting: het jaarverslag. Maar door je resultaten op een leukere manier te presenteren, kun je er veel meer uithalen. In veel gevallen is een jaarverslag om bij in slaap te vallen. Het droog vermelden van cijfers zal weinig lezers enthousiast maken. Toch is het een middel om je stakeholders op de hoogte te stellen van het resultaat van het afgelopen jaar. Maar waar komt het resultaat echt uit voort? Heeft de lezende stakeholder hier een bijdrage in gehad? En wat betekenen resultaten voor het toekomende jaar?

Allemaal elementen die een stakeholder wellicht graag terug wilt zien. De laatste jaren zijn veel bedrijven al een stuk creatiever in het presenteren van hun cijfers. Toch worden de meeste jaarverslagen nog steeds door vrijwel niemand gelezen. Hoe kan dat? In dit artikel bespreken we vijf interessante tips waarmee jij als ondernemer je jaarverslag interessanter maakt en het bereik fors kunt vergroten.

Traditionele wijze

In veel gevallen brengen bedrijven hun jaarverslag uit in de vorm van een boekje. De directeur doet een woordje vooraf, waarna de wettelijk voorgeschreven financiële gegevens en resultaten worden gepresenteerd, voorzien van een uitgebreide uitleg. Kleed het aan met wat kleurtjes en foto's en het ziet er nog leuk uit ook. Op zich een prima manier om je achterban te bereiken met iets tastbaars.

Moderne wijze

Ondanks dat de traditionele manier van het presenteren van jaarcijfers nog redelijk populair is, ontwikkelt het jaarverslag zich de laatste jaren volop. Grote bedrijven die hun bedrijfsvoering en doelgroepcommunicatie ook online geïntegreerd hebben, hebben de laatste jaren creatieve manieren gevonden om hun jaarverslag te presenteren. Voorbeelden van dit soort bedrijven zijn ABN AMRO, NS en Vodafone. Zij presenteren hun jaarverslag via een online platform met infographics, animaties en video's. Niet alleen visueel interessant, de platformen bieden in veel gevallen ook ruimte voor interactie.

En daar blijft het niet bij. De meest moderne jaarverslagen worden niet meer jaarlijks geplaatst, maar vormen zich gedurende het jaar door middel van kwartaalcijfers, behaalde doelstellingen of interessante deals. Wil jij ook meer uit je jaarverslag halen? Hieronder hebben we de belangrijkste trends en tips voor je op een rijtje gezet.

Tip #1 - Vat informatie samen en knip het op

Enkel een boekje uitbrengen, is voor de meeste bedrijven inmiddels verleden tijd. Maar waarom worden jaarverslagen nog steeds niet of nauwelijks gelezen? Nou, veel bedrijven denken dat ze met een pdf-versie van het boekje op hun website klaar zijn. Je bereikt er misschien een groter publiek mee, maar het blijft hetzelfde taaie blok met informatie.

Core en More

Steeds meer bedrijven hanteren het Core & More-concept. Dit houdt in dat je de gegeven informatie filtert en een selectie maakt tussen belangrijke en gedetailleerde informatie. Het 'Core'-verslag bevat de belangrijkste, meer relevantie informatie van het voorbije jaar. Hiermee spreek je vaak een breed publiek aan. Voor de stakeholders die graag meer gedetailleerde informatie zien, is er het 'More'-verslag.

Continuous en realtime reporting

We noemden het hierboven al even, het jaarlijks plaatsen van je gegevens lijkt verleden tijd. Bedrijven moeten steeds meer moeite steken in het vinden en behouden van klanten. Digitalisering en social media hebben er echter voor gezorgd dat bedrijven meer interactie kunnen zoeken met bestaande en potentiële klanten. Bedrijven en merken die dit goed doen, bouwen steeds vaker duurzame relaties op met hun klanten.

Bedrijven lijken zich steeds meer te beseffen dat het regelmatig rapporteren van resultaten een belangrijk onderdeel kan zijn van deze strategie. Ze creëren niet alleen online platformen en interactiemogelijkheden, ze vullen dit platform ook tussentijds aan met interessante resultaten. Deze vorm van continuous reporting maakt het voor stakeholders en 'merkfans' interessanter om het bedrijf te volgen en geven je een transparant karakter. Nóg een stapje verder ga je met realtime reporting. Hierbij deel je, je resultaten en nieuws vrijwel direct met je stakeholders.

Tip #2 - Gebruik animatie of video

Het is één van de belangrijkste digitale trends; (online) video. Het video-platform YouTube zit al een aantal jaren in de lift en ook in content marketing neemt het gebruik van video toe. Eigenlijk weet iedereen dat beeld veel meer zegt dat woorden en bovendien veel beter blijft hangen. Relatief saaie teksten met (financiële) resultaten kunnen dus veel effectiever worden gepresenteerd aan de hand van video's, animaties of infographics.

Tip #3 - Gebruik meerdere kanalen

Door je te verdiepen in het lees- en kijk-gedrag van je primaire doelgroep, je stakeholders, kun je ze ook veel beter bereiken. Maak hierbij ten eerste een onderscheid tussen offline en online kanalen. Kijk vervolgens hoe je je stakeholders op een interessante manier kunt bereiken.

Hier zijn tal van mogelijkheden voor. Denk aan je eigen website, maar ook aan vakbladen, (online) magazines, social media en bijeenkomsten (presentaties). Zorg hierbij wel voor een duidelijk beleid en denk eraan dat de verschillende kanalen elkaar aanvullen en versterken. Op deze manier kun je je boodschap veel krachtiger communiceren en deel je je resultaten op een interessante en interactieve manier met je stakeholders.

Tip #4 - Storytelling: vertel het verhaal achter de cijfers

Ja, je moet zorgen dat je resultaten beknopt inzichtelijk zijn, maar de stakeholders waarmee je een duurzame relatie onderhoudt, zoals leveranciers, je werknemers en loyale klanten, willen ook graag het verhaal achter de resultaten zien. Vertel ze dit verhaal. Wees eerlijk en transparant, maar zorg voor pakkende verhalen. Laat bijvoorbeeld niet alleen de directeur van je bedrijf een woordje doen, laat ook werknemers, leveranciers en of klanten wat vertellen over hun ervaring in het voorbije jaar.

Denk hierbij wederom aan de manier waarop je dit vertelt. Verhalen kunnen uitgeschreven worden, maar maken vaak meer indruk in de vorm van een video.

Tip #5 - Betrek je werknemers in je rapportage

Doorgaans zijn betrokkenheid, motivatie en deskundigheid van werknemers een sleutelfactor in het succes van een onderneming. Het is daarom niet alleen belangrijk dat je laat zien dat je je resultaten graag deelt met je medewerkers, het is ook van belang voor de deskundigheid van je medewerkers. Richt je jaarverslag dus in eerste instantie op je medewerkers. Zorg dat je medewerkers op de hoogte zijn van de resultaten, voordat ze geconfronteerd worden met stakeholders die meer weten dan zij.

Foto: Bigstock