Houd uw financiële beheer op orde met deze zes tips

De meeste ondernemers in het mkb hebben een hekel aan het bijhouden van hun financiële administratie. Onderwerpen zoals begrotingen en facturaties scoren vaak vrij laag op de prioriteitenladder, totdat de situatie een keer ernstig wordt en paniek uitbreekt. Daarom is het voor de vitaliteit van uw onderneming van belang dat u uw financiële beheer te allen tijde op orde heeft. Maar hoe? Places Nieuws deelt in dit artikel zes tips met u om uw financiële administratie op orde te houden.

1. Benoem een verantwoordelijke in uw bedrijf

Het benoemen van een verantwoordelijke voor de financiën is belangrijk, aangezien anders niemand zich echt aansprakelijk zal voelen voor dit deel van de organisatie. U kunt ervoor kiezen om de financiën volledig zelf in de hand te houden als dit u ligt, maar u kunt ook een werknemer hiervoor aansprakelijk maken of eventueel iemand voor deze taak aannemen. Het is aan te raden om de verantwoordelijkheid voor de financiën zo weinig mogelijk op te splitsen en dus zo veel mogelijk bij één persoon te leggen. Als meerdere personen verantwoordelijk zijn, zal niemand zich snel helemaal verantwoordelijk voelen en kan de schuld snel op een ander geschoven worden.

2. Maak een financieel plan

Nadat u een verantwoordelijke voor het financiële beheer hebt aangesteld, is het belangrijk dat u een financieel plan opstelt, zodat dit beheerd kan worden. Dit kunt u samen met de verantwoordelijke voor het financiële beheer doen. De volgende vijf onderdelen zijn essentieel voor het financieel plan:

• Investeringsbegroting: dit onderdeel van het financiële plan bestaat uit een overzicht van alle investeringen van uw onderneming, bijv. computers en stoelen.
• Financieringsbegroting: deze begroting verschaft een overzicht over hoe u de investeringen gefinancierd heeft.
• Exploitatiebegroting: hierin beschrijf je de omzet en kosten voor het komende jaar. Je kunt dan zien hoeveel geld je nodig hebt om quitte te spelen of winstgevend te worden
• Liquiditeitsbegroting: in de liquiditeitsbegroting worden de maandelijkse inkomsten en uitgaven tegenover elkaar gezet. Op basis van wat er onder de streep overblijft kunt u gaan budgetteren.
• Begroting privé-uitgaven: welke inkomsten blijven voor u privé over van uw onderneming en is dit genoeg om uw uitgaven te dekken? Deze begroting hoeft u natuurlijk niet met de verantwoordelijke van het financiële beheer te bespreken, maar het is goed om ook hier bij stil te staan als ondernemer.

3. Houd dit plan regelmatig bij

Nu het financieel plan staat, is het belangrijk dat dit plan ook regelmatig bijgehouden wordt. Dit kunt u compleet overlaten aan de verantwoordelijke voor de financiën, maar u kunt hier ook regelmatig samen voor gaan zitten. Het is aan te raden om het financiële plan sowieso iedere maand, maar het liefst nog regelmatiger te controleren, bijvoorbeeld om de twee weken. Door het plan regelmatig te controleren behoudt u zelf ook goed het overzicht over welke producten goed werken op welke markten, en kunt u eventueel op tijd ingrijpen of een product stopzetten. Naast een regelmatige kleinere evaluatie, is het ook aan te raden om jaarlijks een grote evaluatie te houden, waarbij u checkt of u nog op de koers zit die u van te voren had uitgestippeld.

4 Zorg dat uw facturen betaald worden

U kunt uw gehele financiën keurig begroten en bijhouden, maar uiteindelijk is het belangrijk dat het geld ook daadwerkelijk in de kas komt. Daarvoor is het ten eerste belangrijk dat u ook echt alles factureert. Veel ondernemers hebben de neiging om dingen gratis te doen als vriendendienst en niet duidelijk op papier vast te leggen, waardoor ze geen aanspraak op de kosten kunnen maken. Factureer uw diensten daarom zo snel mogelijk, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Daarnaast is het belangrijk dat u gebruik maakt van een goed debiteurenbeheer. Houd uw administratie goed bij, check uw klanten en maak duidelijke afspraken. Ook is het belangrijk om een waarschuwing op tijd de deur uit te sturen. Houd voor uw eigen budgettering ook rekening met sommige (grotere) bedrijven, die betalingstermijnen van 60 dagen hebben.

5 Vergelijk altijd de kredietverschaffers

Als u snel geld nodig hebt, kan het verleidelijk zijn om akkoord te gaan met het eerste beste investeringsaanbod dat u kunt krijgen. Dit is niet verstandig. Neem een rustig moment om uw opties zorgvuldig af te wegen, bijvoorbeeld tussen verschillende banken, investeerders, maar ook crowdfunders of het investeren van eigen kapitaal. Alle vormen van investering hebben eigen voor- en nadelen.

6 Maak gebruik van advies

Als laatste punt willen wij u meegeven dat het geen probleem is als u soms de oplossing voor een financieel probleem niet binnen uw eigen organisatie kunt vinden. Daarom is het belangrijk om van tijd tot tijd gebruik te maken van extern advies. De KvK biedt bijvoorbeeld nuttige trainingen en cursussen aan voor mkb-ondernemers. Daarnaast kan het raadzaam zijn om af en toe een accountant of consultant te raadplegen die verstand heeft van uw soort onderneming.

Foto: Pixabay