Hoe voer je een goed gesprek met je klanten?

Er zijn tegenwoordig veel manieren om klantcontact te onderhouden. Toch geven de meeste klanten voorkeur aan telefonisch contact, al helemaal bij lastige vragen of urgente problemen.

Als ondernemer kun je jezelf onderscheiden door aandacht te geven aan je klant. Dit doe je door de juiste gesprekken te voeren met je klant. Maar hoe doe je dat dan? In dit artikel vertellen we je over de 5 A's voor een goed gesprek, namelijk Alertheid, Aanvang, Analyse, Aanbod en Afsluiting.

Alertheid

Klanten verwachten steeds vaker dat ze jouw bedrijf 24/7 kunnen bereiken. Bij geen gehoor stapt zelfs één op de vier klanten over naar de concurrent. Want wanneer jij niet bereikbaar bent, is je concurrent dat misschien wel. Lange wachttijden leveren frustraties op. Het is dus van belang dat je goed bereikbaar bent. Zorg ervoor dat je klanten je snel kunnen bereiken en dat je een antwoord hebt op hun vragen.

Aanvang

Binnen enkele seconden is de eerste indruk gemaakt. Zorg er dus voor dat je de klant altijd vriendelijk begroet, zelfs als je druk bent. De klant moet weten dat je alle tijd voor hem hebt.

Begroet de klant met het juiste dagdeel, dus bijvoorbeeld 'goedemorgen' of goedenavond'. Dit creëert een gevoel van oplettendheid. Zorg ervoor dat je de bedrijfsnaam duidelijk uitspreekt, hierdoor weet de klant hij met het juiste bedrijf spreekt. Door je eigen naam erbij te noemen, zorg je ervoor dat het gesprek persoonlijker wordt.

Analyse

In de analysefase is het van belang dat je goed kunt luisteren. Zorg ervoor dat je de vragen van de klant samenvat. Zo weet je zeker dat je de klant goed hebt begrepen en voorkom je fouten.

Hierdoor kun je de benodigde informatie verzamelen en aan de hand daarvan de juiste vragen stellen. Ook hierdoor voelt de klant zich weer gehoord.

Aanbod

Als je het gesprek goed heb geanalyseerd, weet je precies wat de vraag of het probleem is. Een veelgemaakte fout is het te snel overgaan op het aanbod. Zorg ervoor dat je een aanbod doet dat écht een oplossing is voor de klant.

Vertel de klant duidelijk wat je gaat doen om zijn probleem op te lossen. Het is nog beter als je de klant een aantal opties geeft. Hierdoor breng je goed over dat je de klant persoonlijk wilt helpen en geef je hem het idee dat je samen tot een oplossing komt. Zorg ervoor dat je afspraken maakt die je ook daadwerkelijk kunt nakomen.

Afsluiting

Het is van belang dat de klant met een tevreden gevoel het gesprek beëindigt. Vraag altijd of de klant nog andere vragen heeft. Hier laat je weer duidelijk naar voren komen dat je alle tijd hebt voor de klant. Benoem de gemaakte afspraken, zodat jullie beide weten wat het plan is. Bedank de klant voor het bellen en wens hem een fijne dag.

Wil jij graag je klanten goed te woord staan, maar heb je hier de tijd of middelen niet voor? Snappen wij helemaal. Met de Places Antwoordservice is jouw bedrijf 24/7 bereikbaar voor je klanten, terwijl jij je waardevolle tijd kunt besteden aan ondernemen.