Hoe vindt u de juiste Tone of Voice van uw merk of dienst?

Tone of voice is een veelbesproken term waar communicatieprofessionals of marketeers graag mee gooien. Maar wat bedoelen ze nou precies met die term? Tone of voice is de stijl waarin een bedrijf of merk communiceert met de doelgroep. Het betekent letterlijk de stem van de organisatie. Het toepassen van één vaste toon of stem in uw communicatievormen maakt uw bedrijf of dienst herkenbaar en is medebepalend voor het imago naar uw klanten toe.

Wat houdt Tone of Voice in

Een tone of voice kan informeel zijn of juist erg formeel, serieus of juist luchtig. Zolang u het maar consequent toepast in al uw uitingen. Als u voor een formele tone of voice kiest, dwingt u in uw taalgebruik respect af, straalt u kwaliteit en professionaliteit uit. Mocht uw voorkeur gaan naar een informele tone of voice straalt u toegankelijkheid uit en lijkt u jong en dynamisch. Let wel op dat een informele tone of voice riskant kan zijn in bepaalde situaties. zoals in B2B communicatie. Om in elke uiting de juiste snaar te raken én als afzender consistent te blijven in het taalgebruik, is het belangrijk om te begrijpen wat een tone of voice precies is. Of liever gezegd: waaruit de tone of voice wordt opgebouwd. De tone of voice wordt bepaald door verschillende factoren:

1. merkpersoonlijkheid
2. doelstelling
3. kanaal
4. doelgroep

De bovenstaand factoren zullen hieronder worden uiteengelegd.

Merkpersoonlijkheid

Ten eerste is het van belang dat u goed weet wat uw merkidentiteit is. Dit is namelijk de startpunt van uw toonzetting. Leg uw merkwaarden en huisstijl vast en vul deze aan met huisstijlrichtlijnen. Het makkelijkste is om uw merkwaarden te vertalen naar karaktereigenschappen. Karaktereigenschappen helpen namelijk beter om een herkenbare en consistente toonzetting te realiseren dan merkwaarden die abstracter zijn. Het karakter van uw merk kan bijvoorbeeld speels zijn, wijs, sympathiek, sarcastisch, direct, stimulerend, uitdagend, formeel, zakelijk of optisch zijn. Dit is duidelijker dan merkwaarden zoals innovatief of duurzaam.

Doelgroep

De doelgroep van uw merk of dienst is natuurlijk uitermate belangrijk om de tone of voice te bepalen. Maar het is wel riskant om uw taalgebruik compleet aan te passen aan uw doelgroep. Het kan namelijk voorkomen dat uw boodschap dan niet goed overkomt of u niet serieus wordt genomen. Aan de hand van uw merkidentiteit, kernwaarden of de persoonlijkheid van uw organisatie kunt u gemakkelijker bepalen wat voor taalgebruik u dient te gebruiken. De merkpersoonlijkheid bepaalt voor het overgrote deel de manier waarop u praat of schrijft. Welk gevoel wilt u dat uw klanten hebben na het lezen van een tekst van uw bedrijf? Moet u vaktermen gebruiken of mag het juist wat jonger met een vleugje humor er doorheen?

Doelstelling

Met elke tekst wilt u iets bereiken. Het is van belang dat u uw toon aanpast aan het tekstdoel. Wilt u de lezer op de hoogte stellen van een wijziging, dan is informeren het tekstdoel. Wilt u uw lezer activeren of amuseren, dan gebruikt u weer een andere toon in uw tekst. Het belangrijkste blijft dat u binnen de kaders van uw merkpersoonlijkheid blijft.

Kanaal

Via verschillende media kanalen kunt u communiceren, denk daarbij goed na over het moment waarop uw ontvanger de tekst leest en welke doelgroep op welk kanaal zit. Wellicht wilt u wel per communicatiekanaal uw tone of voice variëren omdat verschillende doelgroepen zich bevinden op Instagram of Facebook.

Na het bepalen van uw tone of voice kan het waardevol zijn om mogelijke contexten, doelgroepen en platformen in kaart te brengen en daar specifieke richtlijnen aan te koppelen. Geef uw medewerkers concrete voorbeelden zodat ze zien hoe het niét moet. U kunt ook voor diverse tonen kiezen per uiting, zoals op social media, uw website, bij klachten of in een nieuwsbrief. Wees consistent dan komt uw communicatie het krachtigst over.

Foto: Pixabay