Hoe maakt u een zakelijk e-mailadres aan en stuurt u zakelijke mails?

Een eigen onderneming gestart? Bijbehorende stappen zijn het maken van een website en het creëren van een zakelijk e-mailadres. Dit om professioneel over te komen bij uw klanten en netwerk. Hoe doet u dit precies? In dit artikel legt Places.nl uit wat het belang is van een zakelijk e-mailadres, hoe u deze kunt maken en hoe u zakelijke mails kunt schrijven en versturen.

Waarom een zakelijk e-mailadres?

De voornaamste reden om te kiezen voor een e-mailadres is om een goede indruk te maken bij uw klanten. Door een zakelijk e-mailadres komt u professioneel over. U maakt bijvoorbeeld een betere indruk wanneer u op uw visitekaartje info@bedrijfsnaam.nl heeft staan in plaats van een privé e-mailadres. Daarnaast is het aan te raden niet een e-mailadres aan te maken bij uw eigen internetprovider. Wanneer u wisselt van provider, verandert uw e-mailadres. Het gevolg is dat u al uw klanten en overige contacten moet informeren over uw nieuwe e-mailadres.

Hoe ziet een zakelijk e-mailadres eruit?

Een zakelijk e-mailadres bevat uw bedrijfsnaam. Een veel gebruikt e-mailadres is de info mail, zoals info@bedrijfsnaam.nl. U kunt ook andere aliassen aanmaken voor andere afdelingen van uw bedrijf. Een voorbeeld hiervan is sales@bedrijfsnaam.nl. Ook kunt u ervoor kiezen om uw naam in het e-mailadres te zetten.

Hoe maakt u een zakelijk e-mailadres?

Een eigen e-mailadres is eenvoudig aan te maken of aan te vragen. Vaak is deze onderdeel van een websitepakket, of is deze los te bestellen. Dan kunt u bij een extern hostingbedrijf een domeinnaam registreren en een mailpakket aanschaffen. De e-mail kunt u gebruiken in veel verschillende e-mailprogamma's, waaronder Outlook en Office365. Ook bestaat er vaak de optie om uw zakelijke mail door te linken naar uw privé mail. Vraag u wel af of u uw zakelijke mail en privé mail in één inbox wilt ontvangen, soms kan dit leiden tot verwarring of het missen van belangrijke e-mails.

Maak een zakelijk e-mailadres aan bij Places voor €2,50 per maand.

Welk e-mailadres is aan te raden?

Een e-mailadres dat eindigt op de domeinnaam, of de bedrijfsnaam, wordt vaak beschouwd als betrouwbaar. Het is dus ook aan te raden dit te doen. U kunt er voor kiezen om er een info@ mail van te maken, echter kan dit ook onpersoonlijk overkomen. Wanneer iemand met u mailt weten zij niet met wie of welke afdeling zij contact opnemen. Het kan daarom ook nuttig zijn om een e-mailadres aan te maken per afdeling, of per persoon. Dit zorgt voor persoonlijker contact.

E-mailadres aanvragen

Zakelijke e-mail schrijven

Naast het maken van een zakelijk e-mailadres is het ook belangrijk om de juiste e-mails te versturen, waarin u zakelijk en professioneel overkomt. Vaak worden stoffige en langdradige e-mails geassocieerd met de zakelijke e-mail, maar er zijn verschillende manieren waarop u kunt zorgen dat uw mail kort, bondig én zakelijk is. Hoe u dit precies doet en welke opmaak u hierbij aanhoudt, leest u in de rest van dit artikel.

Zakelijk schrijven

De opmaak van een zakelijke e-mail is erg belangrijk om de juiste impressie te maken op uw ontvanger. De zakelijke e-mail bestaat uit een opening, het bericht zelf en de afsluiting.

Hoe begint u een zakelijke e-mail?

De opening van een zakelijke e-mail bestaat uit een onderwerp en aanhef. Denk altijd na over een onderwerp dat in enkele woorden aangeeft waar de e-mail over gaat. Dit schept voor de lezer direct meer duidelijkheid wanneer het bericht ontvangen wordt. Vervolgens kan gekozen worden voor een aanhef. Belangrijk hiervoor is om na te denken aan wie u de e-mail schrijft. Is dit aan een zeer formeel bedrijf waar u geen persoonlijke contacten heeft? Dan is 'Geachte' wellicht de juiste aanhef. Schrijft u aan een jongere ontvanger en kent u deze persoon persoonlijk? Dan kan 'Beste' ook geschikt zijn.

Hoe schrijft u een zakelijke e-mail?

Bij e-mails is het belangrijk om te onthouden dat ze vaak kort en to-the-point zijn. Probeer grote lappen tekst en onnodige zaken te vermijden. Probeer enkel de volgende vier zaken te benoemen: stel uzelf voor, zeg wat u wil, geef de ontvanger een reden om op uw verzoek in te gaan en noem vervolgens wanneer u het gevraagde nodig heeft. Het is ook belangrijk om niet te veel vragen te stellen in één mail. Dit kan onoverzichtelijk overkomen. Wel veel tekst in uw mail? Probeer dan een structuur aan te maken zodat het een overzichtelijk geheel blijft voor de ontvanger.

Hoe eindigt u een zakelijke e-mail?

Net als de aanhef, is de afsluiting van uw zakelijke e-mail ook erg belangrijk. Met een 'Met vriendelijke groet', gevolgd door een handtekening zit u vaak goed. Een handtekening zorgt voor een professionele afsluiting van uw zakelijke mail. Vermeld hierin uw naam, functie, contactgegevens en uw bedrijf. Dit laatste kunt u doen door bijvoorbeeld het logo toe te voegen. Ook kan het nuttig zijn om hierin te vermelden op welke dagen u niet aanwezig bent op kantoor. Hier kunnen anderen rekening mee houden als zij contact met u op willen nemen. Belangrijk is dat er vanuit het bedrijf een duidelijke huisstijl is voor de handtekening die elke medewerker kan hanteren.

Een veilige en formele e-mail sturen

De formele e-mail moet natuurlijk veilig zijn. Het is ondertussen algemeen bekend dat hackers vaak via e-mail gegevens achterhalen en de meeste mensen zullen wel eens een phishing-mail hebben ontvangen. Bij deze vorm van internetfraude doen criminelen zich bijvoorbeeld voor als uw bank om ervoor te zorgen dat u gegevens achterlaat of zelfs geld overmaakt. Het is voor bedrijven daarom belangrijk om een cybersecurity plan te hebben. Een andere optie is om te werken met secure mail. In secure mail worden persoonlijke gegevens beschermd tegen hackers doordat alleen bepaalde gebruikers de e-mail kunnen lezen. Er zijn verschillende opties mogelijk, afhankelijk van de gewenste beveiliging.

Direct aan de slag?

E-mailadres aanvragen

Foto: Bigstock