Feedback geven 2.0: de tips & tricks

Feedback, de sleutel tot een succesvol bedrijf. Het geven van terugkoppeling op het gedrag of op de houding van iemand anders is vooral op de werkvloer één van de belangrijkste middelen om processen te verbeteren. In de praktijk blijkt echter dat het geven van feedback nog niet zo gemakkelijk is. Waarom? Mensen staan vaak wel open voor feedback, maar zijn zelf bang om anderen te kwetsen of te beledigen.Het geven van goede feedback lijkt een ware kunst te zijn. Places.nl gaat daarom in deze blog in op een handig modelvoor het geven vanfeedback:het GEGA-model.

Gebeurtenis, Effect, Gevoel, Afspraak

Het GEGA-model is een afkorting van het stappenplan Gebeurtenis (G), Effect (E), Gevoel (G) en Afspraak (A). Deze stappen vormen samen het proces dat de gever van feedback moet doorlopen om tot een succesvol eindresultaat te komen. Dus wanneer de gever van feedback heeft kunnen uitleggen wat hem of haar dwars zit, en wanneer de ontvanger de feedback heeft kunnen opnemen en er mee uit de voeten kan. Het gevaar van het geven van feedback is dat de ontvanger van de feedback in de verdediging schiet en daarom niet alles hoort wat er wordt gezegd of daarmee de gever van feedback in de rede valt. Het volgen van de stappen van het GEGA-modelmoet ervoor zorgen dat de ontvanger van de feedback zich niet aangevallen voelt en suggesties heeft voor het verbeteren van zijn of haar gedrag of houding. Lees hieronder hoe u als ondernemer het model kan toepassen in de praktijk.

Wat is er gebeurd?

Feedback dient altijd te worden gegeven naar aanleiding van een bepaald incident of voorval. Zo zorgt u ervoor dat u concrete voorbeelden voor handen heeft om te illustreren waar u op doelt. Ook voorkomt u op deze manier een waslijst aan opmerkingen waar de ontvanger van de feedback op dat moment niets aan heeft. Het is het beste als de feedback die u geeft objectief en zo concreet mogelijk is. Beperk u hierbij tot datgene waar de ontvanger iets aan kan veranderen en laat uw eigen interpretatie achterwege. Do: 'Het valt me op dat je tijdens de vergadering vanmiddag was afgeleid.' Don't: 'Je let ook nooit eens op!'

Wat was hier het effect van?

Beschrijf vervolgens wat het gevolg is van het eerder vertoonde gedrag of de houding. Misschien heeft uw werknemer helemaal niet nagedacht over de gevolgen van zijn of haar acties en kan dit moment een eyeopener zijn. Do: 'Hierdoor heb je een groot gedeelte van de vergadering gemist.' Don't: 'Als je altijd zit te kletsen kun je niet opletten.'

Wat voor gevoel geeft dit u?

Leg uw werknemer uit hoe u zich door zijn of haar gedrag of houding voelt. Door vanuit uzelf te spreken zorgt u ervoor dat de ontvanger van de feedback zich beter kan inleven in uw standpunt. Als u voor anderen spreekt is de kans groter dat iemand het gevoel krijgt zich te moeten verdedigen, waardoor de feedback niet aankomt. Do: 'Je geeft me hiermee het gevoel dat je niet geïnteresseerd bent in wat ik te zeggen heb.' Don't: 'We vinden allemaal dat je ongeïnteresseerd bent.'

Wat wilt u afspreken voor de toekomst?

U kunt tenslotte op een positieve manier formuleren welke verandering u graag wil zien in het gedrag of in de houding van uw werknemer. Dit kan door middel van een wens, een voorstel of een alternatief. Zo kunt u een suggestie geven voor een gedragsverandering of samen tot een andere oplossing komen. In ieder geval is het belangrijk dat het de ontvanger van de feedback de handvatten geeft om zijn of haar handelingen in de toekomst te veranderen. Do: 'Ik wil graag dat je in de toekomst actief mee doet tijdens vergaderingen.' Don't: 'Je moet hier iets aan veranderen.'

Veelvoorkomende fouten

Als u als ondernemer het GEGA-modelaanhoudtbij het geven van feedback dan is de kans groot dat uw werknemer het goed oppakt. Er bestaan echter valkuilen:

• Uw timing: geef altijd feedback nadat iets is voorgevallen. Probeer daarnaast de dosering ook aan te passen. Spaar uw feedback niet op maar geef deze in hapklare stukjes zodat iemand zich niet overvallen voelt.
• Locatie: zorg voor een privémoment, geef uw feedback niet waar anderen bij staan.
• Ik-vorm: praat vanuit uzelf bij het geven van feedback, zo voelt de persoon zich het minst aangevallen.
• Langdradig: zorg voor een korte en bondige formulering van uw feedback, kom tot de kern.

Positiviteit motiveert

Opbouwende kritiek is nuttig, maar vergeet uw werknemers vooral niet te laten weten wat ze goed doen! Complimenten werken nog altijd het beste om mensen te motiveren. Door alle drukte en bedrijvigheid schieten deze er echter vaak bij in. Probeer er dus een gewoonte van te maken om regelmatig te benoemen wat er goed gaat in uw onderneming. Deze erkenning versterkt het zelfvertrouwen van uw werknemers en houdt de werksfeer gemoedelijk. Bovendien werkt dit aanstekelijk: what goes around comes around. Gelukkig zijn er ontzettend veel manieren om uw werknemers te complimenteren. Sta er elke dag even bij stil of kijk voor meer inspiratie in Het Groot Complimentenboek.

Luisteren is een vak apart

Ook het ontvangen van feedback blijkt een kunst te zijn. Opbouwende kritiek kan erg nuttig zijn, mits u niet direct in de verdediging schiet. Gelukkig maakt het GEGA-model dit een stuk eenvoudiger. Voor de ontvanger van de feedback is het vooral belangrijk om goed te luisteren naar de gever van de feedback en deze uit te laten praten. Om na te gaan of u de boodschap goed begrepen hebt, doet u er goed aan om deze nog even kort samen te vatten. Begrijpt u iets niet? Wees dan vooral niet bang om door te vragen. Misschien was de gever van de feedback niet helemaal duidelijk en heeft u een concreter voorbeeld nodig om de feedback tot u te kunnen nemen. Overleg vervolgens samen met de gever van de feedback hoe u met de feedback uw voordeel kunt doen. Belangrijk is dat aan het einde van het gesprek beide partijen tevreden zijn met het resultaat.

Breng feedback in de praktijk

Bent u als coach nog niet helemaal zeker hoe u overkomt op uw werknemers wanneer u feedback geeft? Oefen dan gerust eens op een collega om het GEGA-model uit te proberen. U kunt het stappenplan dan helemaal eigen maken, zodat u natuurlijker overkomt wanneer u daadwerkelijk feedback moet geven. Wees ook niet bang om feedback te vragen van uw collega's. Niet alleen verbetert u hiermee uw eigen vaardigheden, ook geeft u uw werknemers de mogelijkheid om zelf input te geven.

Feedback van klanten

Natuurlijk is niet alleen feedback binnen uw bedrijf belangrijk, ook daarbuiten kan deze erg waardevol zijn. Telefoonboek.nlbiedt tegenwoordig de mogelijkheid om reviews bij een bedrijfsvermelding te plaatsen. Ook een goede webcare geeft u als ondernemer de mogelijkheid om feedback van uw klanten te ontvangen.