Een ode aan handige to-do lijstjes op 30 oktober: dag van de checklist

Kijk je na een lange werkdag in je agenda en zie je dat je aan veel taken niet bent toegekomen? Dan is het goed om eens na te denken over hoe je je tijd beter kan indelen. Checklists kunnen daarbij helpen. Omdat het vandaag de dag van de checklists is zet Places Nieuws deze handige methode eens in het zonnetje. In dit artikel lees je handige tips & tricks hoe je checklists op het werk kan gebruiken.

Time management

Het maken van een checklist is een handige methode om je tijd te 'managen'. Time management is een verzamelnaam voor alles rondom werkgewoonten en het inplannen en uitoefenen van activiteiten. Uiteindelijk is het doel van time management om al je taken zo efficiënt in te plannen dat het je productiviteit kan verhogen. Door gebruik te maken van time management krijg je meer inzicht en regie over je werkzaamheden en kun je je tijd en taken effectiever inplannen. Het maken van een checklist kan hierbij helpen.

Nulmeting

Voordat je aan de slag gaat met het maken van een checklist is het goed om vast te stellen waar je allemaal mee bezig bent op een werkdag. Wat zijn je taken en hoelang ben je met bepaalde taken bezig? Schrijf dit voor je uit. Noteer hierbij elke taak, dus ook het opstellen van een e-mail, het lezen van rapportages en telefoontjes die je op een dag voert. Door al deze taken op te schrijven maak je voor jezelf concreet waar je allemaal mee bezig bent op een dag.

Planning

Vervolgens kun je aan de slag gaan met het maken van een planning. Je kunt er voor kiezen om een weekplanning of dagplanning te maken. Maak hierbij onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke taken. Ondanks je planning kan je altijd gestoord worden door collega's of andere belangrijke zaken. Zorg er daarom voor dat je ook voor deze zaken tijd over houdt. Vervolgens kun je per dag een to-do lijst maken met daarop de taken die je die dag in ieder geval af wilt hebben.

Evalueren

Om er achter te komen of je een realistische planning hebt gemaakt is het goed om de planning achteraf te evalueren. Ben je aan alle taken toegekomen of heb je veel taken nog open staan? Je kunt dan vaststellen of je te weinig tijd aan bepaalde taken hebt toegekend of juist te veel, als je veel tijd over hebt.

Checklist apps

Er zijn een aantal apps die je kunt gebruiken om een checklist te maken. Het is fijn als je checklists kan opslaan en vaker kunt gebruiken. Bij de volgende apps kan dit:

• Checklist.com

Je kunt hier kiezen voor bestaande templates met veel voorkomende taken. Daarnaast kun je deadlines instellen en gemakkelijk taken delen met vrienden, familieleden en collega's. In deze app kun je ook gemakkelijk instellen welke taken het belangrijkst zijn voor die week.

• Evernote

Evernote is een app waar je naast het maken van to-do-lists ook notities, projecten en andere ideeën kan verzamelen. Deze app kan je bovendien installeren op al je apparaten zoals je laptop, tablet en mobiele telefoon. Zo heb je altijd al je notities en checklists bij de hand.

• Wunderlist

Op Wunderlist kan je ook gemakkelijk takenlijsten maken en bijhouden. Je kunt je takenlijsten publiceren om genodigden mee te laten kijken. Anderen hebben de mogelijkheid om opmerkingen bij taken toe te voegen. Daarnaast kunnen zij ook taken aanmaken waarin ze jou kunnen toevoegen. Ook deze app kun je gebruiken op al je apparaten.

Trainingen en cursussen

Als je het ondanks deze tips nog steeds lastig vind om je tijd goed en efficiënt in te delen is het slim om een training of cursus te volgen. Je zou bijvoorbeeld de Time Management training van Trainwise kunnen volgen. Hierbij word je mail inbox onder de loep genomen en gaan de coaches kijken hoe je je e-mail beter kan beheren. Of volg de training Time Management van tijdwinst.com. In deze training wordt gekeken hoe je op een praktische manier om kunt gaan met tijdgebrek, onrust, interrupties en de dagelijkse stortvloed van informatie. Dit zijn slechts twee voorbeelden van vele trainingen die omtrent Time Management worden gegeven.

Foto: Bigstock