Diefstal en fraude op de werkvloer

Uit onderzoek van onderzoeks- en adviesbureau Hoffman Bedrijfsrecherche blijkt dat vooral het MKB kwetsbaar is voor de dief op de werkvloer. Het bureau deed in 2013 vijf procent meer bedrijfsrecherche-onderzoeken dan in 2012, wat aangeeft dat het aantal diefstallen en gevallen van fraude op de werkvloer is gestegen. Ook binnen het MKB is het aantal diefstallen toegenomen. Een belangrijke reden voor de toename van fraude en diefstal wordt de recessie genoemd. Bij het MKB blijkt veelal dat er achteraf geprobeerd wordt om de schade te beperken, maar dat er vooraf weinig aan preventie wordt gedaan. Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw werknemers niet van u stelen?

Houd uw administratie op orde

Ondernemers zijn vaak druk en moeten zich met veel zaken rondom het bedrijf bemoeien. Hierdoor kan er op het gebied van administratie er wel eens wat bij inschieten. Denk eraan dat voordat u iemand beschuldigt van diefstal of fraude, u nagaat of uw eigen administratie en voorraadregistratie op orde zijn. Een slordige administratie is namelijk vaker het probleem bij een disbalans dan een onbetrouwbare werknemer. Bovendien kunt u zonder een gestructureerde administratie of voorraad ook niets bewijzen en bent u machteloos als er spullen of geld van u ontvreemd worden. Heeft u problemen met uw administratie op orde te houden, denk dan eens aan het online bijhouden van uw geldzaken. Er zijn verschillende apps zoals Yuki en Moneybird waarmee u altijd en overal gemakkelijk uw geldzaken op orde kunt houden.

De meest voorkomende vormen van interne diefstal zijn:

• Privé gebruik van eigendommen of geld van uw onderneming
• Sjoemelen met het declareren van uren
• Sjoemelen met het declareren van privé-uitgaven

Maak heldere huisregels

Geef duidelijk aan hoe uw bedrijf omgaat met diefstal, wat wel en niet mag met betrekking tot gebruik van bedrijfsspullen en welke sancties er zijn. Zet dit op papier en zorg ervoor dat werknemers zich ook bewust zijn van de regels. Dit kunt u realiseren door ervoor te zorgen dat nieuw personeel de huisregels doorleest en ondertekent.

Daarnaast zijn goede huisregels geldig voor iedereen. Dus niet alleen voor uw uitvoerend personeel, maar ook voor ondersteunend personeel, zoals het management. Diefstal en fraude voorkomen doet u met huisregels omtrent�

• Het houden van privé-telefoongesprekken en persoonlijk gebruik van internet, e-mail en fax
• Het gebruik van postzegels en de frankeermachine
• Het gebruik van het kopieerapparaat en het uitlenen van apparatuur
• Het meenemen van relatiegeschenken
• Het toepassen van personeelskorting
• Werktijden: hoeveel pauze uw personeel mag nemen en hoe secuur er met urenregistratie wordt omgegaan
• Individueel werken
• Kascontroles en het beheer van sleutels voor de kas
• Het beheer van de voorraad
• Opleggen van sancties, denk hierbij aan boetes of een schorsing. Welke u mag toepassen vindt u hier.

Zorg voor wederzijds vertrouwen

Probeer, als er iets voorvalt in uw onderneming, niet direct extreme maatregelen te nemen. Hierbij kunt u denken aan nieuwe beveiligingssystemen, cameratoezicht en dergelijke. Veel ondernemers nemen direct een beveiligingsbedrijf in de hand en installeren onder andere bewakingscamera's, slagbomen, alarmen. Dit kan uiteraard erg handig zijn, maar het is ook erg duur. Daarnaast bestaat er een kans dat de werknemers zich er niet prettig bij voelen om zo streng gecontroleerd te worden. Vergeet niet dat de basis van een goede onderneming bestaat uit wederzijds vertrouwen tussen u en uw personeel. Als er een goede verstandhouding bestaat tussen werkgever-werknemer en is uw personeel veel minder geneigd om diefstal en fraude te plegen. Zorg ervoor dat de regels duidelijk zijn en dat u alleen personeel aanneemt dat u ook echt vertrouwt. Het voorkomen van diefstal kan u veel tijd en geld besparen.

Handelen bij verdenking

Mocht het daadwerkelijk zo zijn dat één van uw personeelsleden diefstal heeft gepleegd, let dan op de volgende punten:

• Probeer een werknemer die u verdenkt van diefstal niet meteen te weg te jagen uit uw bedrijf. Zorg ervoor dat uw vermoeden terecht is, zeker in het geval van een gebrek aan bewijzen.
• Hoe meer uw team samenwerkt en ook buiten het werk goed met elkaar kan opschieten, hoe kleiner de kans dat uw personeel zich aan diefstal schuldig maakt. Als u ervoor zorgt dat er een eensgezindheid binnen uw team heerst, staat u samen met uw team tegenover de schuldige en zal het niet nog eens gebeuren.
• Probeer ook uw verdenking alleen te richten op degene die u verdenkt, in plaats van uw gehele personeel. Er zijn immers altijd nog mensen die wel goed hun werk doen.
• Zorg ervoor dat uw personeel weet waar ze terecht kunnen als zij hun verhaal kwijt moeten, of collegae niet vertrouwen. Een halfjaarlijks evaluatiegesprek kan hier bijvoorbeeld uitkomst bieden. Creëer een gelegenheid waarin personeel het hart kan luchten.

Diefstal binnen uw eigen onderneming is natuurlijk erg vervelend. Met bovenstaande tips kunt u die kans in ieder geval minimaliseren. Wilt u meer weten over interne bedrijfsdiefstal? Diefstal komt ook dikwijls online voor in de vorm van cybercrime.