Met deze vijf tips bereid je je goed voor op een belangrijke vergadering

Een vergadering kost veel tijd en kan soms tot ergernissen leiden. Onlangs hebben wij de vijf grootste ergernissen van vergaderen op een rij gezet. Om ergernissen te voorkomen én om een vergadering efficiënt te laten verlopen is het belangrijk dat je je goed voorbereid. Volg de volgende vijf stappen en je bent ongetwijfeld klaar voor een productieve meeting.

1. Formuleer een duidelijk doel

Wat wil je precies bereiken met de vergadering? Een vergadering moet een specifiek doel hebben en dit moet ook helder zijn voor iedereen die je uitnodigt. Een grote ergernis van vergaderen is het uitblijven van beslissingen. Als je een vergadering opzet om een bepaalde beslissing te maken, zie dit dan als het doel. Als iedereen op het doel is gefocust zullen knopen sneller worden doorgehakt.

2. Maak een deelnemerslijst

Wie heb je allemaal nodig om het doel van de vergadering te bereiken? Nodig alleen de mensen uit die belangrijk zijn in het gesprek. Het is niet nodig om een hele afdeling uit te nodigen, dit is zonde van de tijd en zorgt voor irritatie. Probeer bovendien zo min mogelijk 'politiek correcte' uitnodigingen voor vergaderingen eruit te sturen, dat maakt een vergadering een stuk effectiever.

3. Schrijf agendapunten op

Maak ruim voor de vergadering een agenda en stuur deze op naar de deelnemers. Op deze manier is iedereen op de hoogte van de agendapunten en weten zij wat ze kunnen verwachten. Prioriteer de belangrijkste agendapunten zodat deze in ieder geval worden behandeld tijdens de vergadering. Agendapunten die niet aan bod zijn gekomen kun je doorschuiven naar een volgende meeting.

4. Nodig deelnemers uit en verstuur belangrijke bestanden

Nodig deelnemers op tijd uit voor een vergadering. Je kunt op Outlook een vergaderverzoek uitsturen, die kun je verzenden naar een of meerdere personen. Je kunt bijlagen toevoegen, een locatie instellen en een planningsassistent gebruiken om de beste tijd te kiezen.

Zorg ervoor dat iedereen over de laatste versie van de bestanden beschikt. Zo kunnen alle aanwezigen zich goed voorbereiden op de vergadering. Communiceer dat er geen nieuwe agendapunten ingediend kunnen worden. Zo ontstaat er geen misverstand over wat er besproken gaat worden.

5. Regel de praktische zaken

Zorg ervoor dat je een geschikte vergaderruimte reserveert. In een goede vergaderruimte is genoeg plek voor iedereen, er is veel buitenlicht en de temperatuur moet goed zijn, niet te koud of warm en er moet voldoende frisse lucht zijn. Je kunt ervoor kiezen staand te vergaderen. Staand vergaderen is gezond en kan bijdragen aan de concentratie. Bovendien is staan minder prettig dan zittend vergaderen waardoor deelnemers sneller en efficiënter handelen.

Zorg daarnaast voor voldoende hulpmiddelen zoals papier en pennen. Het is ook belangrijk om van te voren te controleren of alle computers en beamers werken. Tot slot is het vooral bij een lange vergadering netjes om koffie, thee en water te regelen. Je kunt er ook voor kiezen om een vergadering buiten de deur te plannen. Er zijn verschillende restaurants die in deze behoefte voorzien, zij zorgen voor koffie, thee en een lunch.

Foto: Bigstock