De digitale werkplek: 7 belangrijke trends voor 2019

De digitale werkplek speelt in op digitalisering en maakt het mogelijk om productiever en sneller te werken. We kennen het begrip al een tijdje en veel organisaties zijn er al uitgebreid mee bezig. Toch staat het nog in de kinderschoenen. In eerste instantie bestond de digitale werkplek uit digitale informatievoorziening van en naar medewerkers.

Anno 2019 bestaat je digitale werkplek uit een sociaal platform, waarop de medewerker de dag begint. Een centraal platform dat door iedereen wordt gebruikt. De medewerker vindt er snelkoppelingen naar webapplicaties, maar ook 'interne' social media tools waarmee hij kan communiceren met collega's. 'Wat moet ik me hier concreet bij voorstellen?' hoor ik u denken. Tijd om de digitale werkplek trends voor 2019 op een rijtje te zetten.

1. De medewerker staat centraal

Dat medewerkerstevredenheid één van de belangrijkste elementen is voor een productieve en duurzame inzetbaarheid van je medewerkers, begint bij de meeste organisaties langzaam door te dringen. Dit is precies waar de digitale werkplek van nu om draait. Je medewerkers zijn immers het belangrijkste ingrediënt van een succesvolle organisatie.

Waar je klantreis centraal staat in de interactie tussen je organisatie en je klanten, staat de werknemer centraal in de interne interactie. Een gebruiksvriendelijke digitale werkplek maakt het voor je medewerker mogelijk om vanuit meerdere plekken en op meerdere momenten van de dag, toegang te hebben tot de noodzakelijke tools. Zo kan de medewerker efficiënter werken en beter samenwerken met collega's. Dit komt de medewerkerstevredenheid ten goede en zal zorgen voor een succesvollere organisatie.

2. Hulpmiddel voor effectief onboarden

Een goed begin is het halve werk. Een goede inwerkperiode (onboarding) is cruciaal voor het behouden en optimaal benutten van je medewerkers. Uit onderzoek van Rootinc, een Amerikaans bedrijf dat zich wereldwijd inzet om bedrijven te helpen met hun bedrijfsvoering en stragie, blijkt dat 90% van de medewerkers in de eerste zes maanden besluit of ze bij de organisatie blijven of niet. De SHRM Foundation toont aan dat organisaties met een goed onboarding-proces, 91% van hun eerstejaars medewerkers behouden.

Kortom, medewerkers die aan hun lot worden overgelaten, zijn vaak snel weer weg. De digitale werkplek is ook hier de ultieme tool. Deze maakt het mogelijk om onboarding-functionaliteiten te integreren. Zo kan de nieuwe medewerker op één plek alle benodigde tools en informatie vinden om snel kennis te maken met zijn of haar functie en de organisatie.

Ook pre-onboarden - de periode tussen het tekenen van de arbeidsovereenkomst en de eerste werkdag - kan zowel voor je organisatie als voor je nieuwe medewerker nuttig zijn. Zo kun je, je nieuwe medewerker vroegtijdig toegang geven tot de digitale werkplek. De nieuwe medewerker heeft zo bij binnenkomst al wat achtergrondinformatie over je organisatie en een beeld bij de bedrijfsprocessen. Ook kan de nieuwe medewerker bijvoorbeeld vast eenvoudig starten met benodigde cursussen en trainingen.

3. Beheren van clouddiensten

Clouddiensten hebben de digitale werkplek voor een groot deel gevormd tot wat hij nu is en zal worden. Wat winst betreft, is Amazon Web Services de meest dominante speler binnen de publieke cloud-markt. Het cloudplatform van Microsoft, Azure, lijkt binnen zakelijke IT en IT op de werkvloer een steeds groter aandeel te krijgen. Mede door de veel gebruikte Microsoft applicatie Office365. Microsoft heeft bovendien aangekondigd dat er veel nieuwe product en service lanceringen aankomen.

De cloud is inmiddels niet meer weg te denken uit de digitale werkplek. Toch verkijken nog veel organisaties zich op het beheren van de cloud. Dit brengt de nodige kosten en specialisatie met zich mee. Bovendien worden ook cybercriminelen steeds handiger. Het is aan te raden een gedegen partner in armen te nemen met veel kennis en ervaring op het gebied van cloud technologie.

4. Overal toegang tot apps

Veel gebruikte applicaties als Office 365 kunnen in de digitale werkplek altijd en overal worden gebruikt. Tot nu toe zijn tools als Excel, Outlook en Sharepoint nog gekoppeld aan apparaten. De digitale werkplek van nu maakt het mogelijk om applicaties en tools te integreren zodat je medewerkers ze altijd en overal kunnen gebruiken.

Naast apps en tools die je nodig hebt voor je dagelijkse werkzaamheden, kunnen ook evaluatieplatformen en trainingsprogramma's worden geïntegreerd. Zo kunnen medewerkers bijvoorbeeld actiever bezig zijn met de voortgang of leerdoelen en kunnen eenvoudig digitale trainingen worden gevolgd.

5. Integreren van mobiele apparaten

Medewerkers maken steeds meer gebruik van mobiele apparaten zoals laptops, tablets en smartphones. De digitale werkplek van nu maakt het mogelijk om vanuit verschillende mobiele apparaten toegang te hebben. Niet alleen op kantoor, ook buiten kantoor en onderweg. Flexibiliteit en efficiency gaan in dit geval alleen samen met een gebruiksvriendelijke digitale werkplek.

6. Intranet maakt samenwerken met partners makkelijker

Organisaties die veel samenwerken in hun missie om eindgebruikers te voorzien van goede producten en diensten, nemen steeds vaker een gezamenlijke digitale werkplek (intranet). Hiermee verminder je bijvoorbeeld mailverkeer en telefoongesprekken. Je kunt sneller overleggen, sneller beslissen en je bespaart een hoop reistijd. Helemaal optimaal is het wanneer je toegang hebt tot dit gezamenlijke intranet vanuit je eigen digitale werkplek.

7. Nog meer aandacht voor veiligheid

Digitalisering gaat gepaard met bedreigingen voor online gegevens. Hoe meer handige online diensten, hoe meer mogelijkheden voor cybercriminelen om aan belangrijke bedrijfsgegevens te komen. Denk bijvoorbeeld aan malware-aanvallen van de Amerikaanse hackersgroep SamSam. Zij plaatsen malware (software om gevoelige informatie te verzamelen) bij honderden bedrijven en organisaties in de publieke sector en hebben sinds 2015 zo'n 6 miljoen dollar verdiend.

In 2019 zal dus wederom veel aandacht zijn voor veiligheid. Gelukkig komen er steeds meer initiatieven. Zo kwam Tweakers in 2017 in samenwerking met het Openbaar Ministerie met de jaarlijkse Verander Je Wachtwoorden Dag. Hierbij werd een speciale website opgericht: www.wachtwoordbewust.nl. Daarnaast zijn er steeds meer aanbieders van complete security-pakketten en apps. Zo kun je met Msecure op je mobiele apparaat een uniek en complex wachtwoord genereren en zelfs automatisch inloggen en nieuwe login-gegevens opslaan.

Foto: Pixabay