5 tips voor een efficiente vergadering

Vergaderen, u kent het wel. Eigenlijk is het er te druk voor, maar overleg is wel noodzakelijk. Wanneer een vergadering door veel medewerkers of betrokkenen bijgewoond dient te worden, is het al snel een tijdrovende klus. En dan komt het nog wel eens voor dat er eindelijk een moment gevonden is, maar niet alle deelnemers fysiek aanwezig kunnen zijn. Tijd voor wat tips om een efficiënte vergadering te realiseren. Places.nl presenteert ze u in deze blog.

1. Zorg voor een goede voorbereiding

Het is belangrijk dat de vergaderdeelnemers van te voren op de hoogte zijn van de inhoud van de vergadering en dat iedereen zich kan inlezen. Stuur bijvoorbeeld een aantal dagen voor de vergadering de vergaderagenda door. Wilt u vooraf al meer betrokkenheid creëren? Zet dan op de agenda een open agendapunt en vraag alle deelnemers voor zichzelf na te denken en een inbreng te doen om dit laatste punt op te vullen.

2. Stel de duur van de vergadering vooraf vast

Wanneer er een uur voor een vergadering ingepland wordt, houd u hier dan ook aan. Het kan voorkomen dat er gevoelige onderwerpen besproken worden, maar vaak eindigen vergaderingen in eindeloze discussies. Zorg er daarom voor dat iedereen wat kan zeggen, maar dat mensen niet in herhaling vallen. Begin tegen het einde van het uur ook daadwerkelijk met afronden en plan, indien nodig, nog een vervolgvergadering in op de latere termijn. Wijs bijvoorbeeld de notulist aan om ook de tijd in de gaten te houden.

3. Varieer de zitplaatsen

Vinden er meerdere vergaderingen plaats met dezelfde deelnemers? Zorg er dan voor dat iedereen de opvolgende vergadering op een anders plaats gaat zitten. Hierdoor voorkomt u dat er standaardreacties en gesprekspatronen tussen buren en overburen ontstaan. Zorg er wel voor dat alle deelnemers elkaar aan kunnen kijken. Een ronde tafel is bijvoorbeeld de beste vergadertafel.

4. Online vergaderen op afstand

Het komt voor dat niet alle deelnemers fysiek aanwezig kunnen zijn of dat dit niet van hen verwacht wordt. Dankzij de moderne techniek is het tegenwoordig mogelijk om op afstand te vergaderen. Hoe? Daar zijn verschillende manieren voor. Het organiseren van een webmeeting is het meest geschikt als alle deelnemers actief betrokken dienen te worden. Een webconference is geschikt wanneer één persoon voornamelijk het woord heeft en de overige deelnemers voornamelijk luisteraars zijn. Ook kan er een webinar georganiseerd worden, waarbij een presentatie wordt gegeven en de deelnemers passief zijn maar wel kunnen participeren.

5. Een positieve afsluiting

Sluit de vergadering tot slot positief af! De laatste indruk blijft namelijk het langste hangen.

Meer tips en actualiteiten op Places.nl

Naast onze diensten bent u bij ons dus ook aan het juiste adres voor meer handige tips en informatie rondom gerelateerde mkb-onderwerpen. Lees bijvoorbeeld ook over tips voor een goed telefoongesprek en Google Trends voor uw bedrijf. Houd de Places blogpagina dus goed in de gaten!